لفترة طويلة لقد كنت تبحث عن الكفاءة في نهاية المطاف في تقديم واسترجاع الوثائق. وبصرف النظر عن كل يوم الى آخر لتوثيق احتياجات التخزين للأسرة avarage لدي عدد من الاستثمارات ذات الصلة الضرائب الذي ينتج accumiliation من كمية كبيرة من الأوراق.
في واقع الأمر سوى نسبة صغيرة من هذه الوثائق تحتاج إلى الحفاظ عليها في شكل ورقي حتى ذهبت تبحث عن أفضل طريقة لرقمنة البيانات. فائدة مزدوجة من هذا النهج هو أنه يقلل من احتياجات التخزين في حين جعل استرجاعها أسهل بكثير.
وفيما يلي نظام بأنني المتقدمة ؛
ScanSnap S1500M
الأجهزة
والخطوة الأولى هي بالطبع لرقمنة الوثيقة التي تتطلب استخدام ماسح ضوئي. لدي بالفعل وظيفة مركز متعدد الأخ الذي يمكن مسح الوثائق لكنه بطيء جدا وعلى الوجهين لا تفعل. بعد البحث في المعلومات المتاحة عن الوقت الصافي وتكرارا وذكرت ScanSnaps فوجيتسو. ويبدو ان التوافق هو ان هذه هي أجهزة المفضل لالمتعصبين مكتب رقية. اكتفيت على S1500M ScanSnap كما يفضل جهازي. المصدر الأول الألغام عن طريق باي من الولايات المتحدة. وقد سلمت في غضون 2 أسابيع وأنا أنقذت نحو 400 دولار مقارنة مع الأسعار المحلية.
البرمجيات
وبصرف النظر عن برنامج إدارة ScanSnap أنا استخدام صحيح للملف ومشاهدة علامات ، غيم ل لإعادة تسمية الملف والملفات و ChronoSync لملف المزامنة
تخزين
يتم تخزين الوثائق في دليل على مكبووك بلدي. أيد هذا هو تلقائيا عن طريق آلة الزمن ، وبشكل دوري إلى محرك أقراص خارجي للأرشفة. بعد تعلم hardway تدفع سنويا ليكون backaps متعددة من الملفات الهامة. أنا متزامنا أيضا نسخة من كل ملف على هاتفي النقال لي حساب ، وهذا يعني أن أستطيع الوصول إلى الوثائق حيثما أنا. للحصول على الوثائق عن طريق استخدام اي فون أنا ezShare لما له من وظيفة البحث (بصرف النظر عن اشياء أخرى كثيرة) التي مفقود من التطبيق iDisk لأبل.
عملية
عموما أنا المسح على دفعات. أنا تنظيم المستندات إلى أكوام 3 -- صفحة واحدة ، صفحات ضعف الجانب ووثائق متعددة الصفحات. هذا يجعل من عملية المسح الضوئي أسرع ما يمكن ScanSnap الإعداد لإنشاء وثائق منفصلة تلقائيا بعد × عدد الصفحات. أول خيارين اسمحوا لي أن تفحص وثائق متعددة في دفعة واحدة وScanSnap سيفصل تلقائيا. أنا لا أميل عادة التعرف الضوئي على الحروف perfrom ولكن لا بد لي من ملامح additioanl ScanSnap لتتعامل مع هذه المناسبات. وهذه الوثائق هي الإخراج كما اف وحفظها إلى موقع مركزي. 
افتح بعد ذلك صحيح لعرض الوثائق والبطاقات. اخترت نعم تستند جزئيا على معالمه والحزب استنادا إلى حقيقة أنه لا بتخزين بالاشعة في نوع من قاعدة البيانات اللياقة. صحيح 1.8 هو التطبيق الكبير الذي هو محض لإدارة قوات الدفاع الشعبي الملفات. حاليا هناك نسخة بيتا 2 في. انها أكثر تعقيدا في وظائف وآراء مجموعة أكبر من أنواع الملفات. وقد تحولت إلى استخدام الدالة تنسيق OpenMeta يستخدم من قبل عدد من المطورين في الوقت الحاضر. هناك الجدل حول شكل OpenMeta وسيكون من الحكمة عدم الاعتماد عليها وحدها لتخزين واسترجاع الوثائق الخاصة بك. أنا علامة كل وثيقة من قبل فئة (الوثيقة ، شهادة ، أو دليل آخر الأخبار) ، والغرض (السيارات ، والغذاء والكهرباء والضمان وغيرها ، أو أي شخص أو اسم للاستثمار) ، وفرصة تجارية (مثلا الأمازون ، وأبل ، وشركة أكمي الخ). وأود أن أضيف أيضا في السنة والشهر إذا كانت الوثيقة التي سوف تتلقى دوريا ، مثل كشف حساب مصرفي أو إذا كنت تريد أن تحيله إلى فترة محددة ، 2008 أي العودة الضرائب.
أنا استخدام به بأنني ضد المخصصة الوثائق ونعم لإعادة تسمية الملفات والمستندات تلقائيا مع عسلي. يمكنني استخدام هازل لإعادة تسمية كل ملف مع التاريخ والوقت (وصولا الى الثانية) وثيقة تم إنشاؤه به والتي تم تخصيصها. مثال مستند تم إنشاؤه في 1/7/2009 أن تتصل بأحد أبل وشراء للحصول على ما يمكن إعادة تسمية ؛
- 20090701 حتي 123015 ورود ، الضمان ، مكبووك ، Apple.pdf.
قبل إعادة تسمية هذه الطريقة استطيع العثور عليها عن طريق تسليط الضوء حتى من العلامات OpenMeta تلف.
سوف عسلي ثم نقل الوثائق إلى موقع تخزين النهائي في الدلائل على أساس سمة الفئة. أي وثيقة ليس لديها وثيقة ، شهادة ، العلامة سوف يتم تخزينها أو دليل في الكتاب الاليكترونى الافتراضي إيصالات الدليل. مع مرور الوقت جاز لي أن أضيف أكثر من الفئات ولكن هذه الغرامة تناسبني في الوقت الراهن. وإذا كان عدد من الوثائق في مجلد يحصل كبيرة جدا وسوف تقسيمها إلى أدلة السنة المالية.
Chronosync تشغيل ثم مرة واحدة يوميا والمصاحبة الملفات إلى محرك أقراص خارجي والمتنقلة لي.
استنتاج
اس س حتى أنا ما يصل الى 500 + وثائق وجدت هذا النظام كبيرة. الوقت تستغرق هذه العملية هو على الارجح عن نفس نظام الإيداع اليدوي القديم لكنها أسرع بكثير لاسترداد ، وعرض وثائق إلى الأمام كما هو مطلوب. فائدة إضافية هي أن أقدر أنا سوف يقلل الحالي تقديم الاحتياجات من بلدي × 4 درج خزائن 2-1 الأدراج أو 2 فقط في المجموع.
