Durante mucho tiempo he estado buscando la eficiencia en la presentación final y recuperación de documentos. Aparte de todo el día a día para documentar las necesidades de almacenamiento de la familia Puntuación global Tengo un número de impuesto sobre las inversiones relacionadas con lo que resulta en la accumiliation de una gran cantidad de papeleo.
En realidad sólo un pequeño porcentaje de estos documentos deben ser mantenidos en forma de papel, así que fui en busca de la mejor manera de digitalizar los datos. La doble ventaja de este enfoque es que minimiza las necesidades de almacenamiento de recuperación mientras que hace mucho más fácil.
El siguiente es el sistema que he desarrollado;
ScanSnap S1500M
Hardware
El primer paso es, por supuesto, para digitalizar el documento que requiere el uso de un escáner. Ya tengo un hermano multifunción Centro que puede escanear documentos, pero es muy lento y no lo hace a doble cara. Después de investigar la información disponible sobre el tiempo neto y otra vez El ScanSnaps Fujitsu se han mencionado. Al parecer, el consenso es que estos son los dispositivos preferidos para los fanáticos de la oficina sin papel. Me instalé en el S1500M ScanSnap como mi dispositivo preferido. Yo la mía de origen a través de Ebay de los EE.UU.. Se entrega dentro de 2 semanas y me ahorró cerca de $ 400 en comparación con los precios locales.
Software
Aparte de la ScanSnap Manager que utilizo Sí para el archivo de marcado y de visualización, Haze l para cambiar el nombre de archivo y la presentación y ChronoSync para el archivo de sincronización
Almacenamiento
Los documentos se almacenan en un directorio en mi Macbook. Esta es una copia de seguridad automáticamente a través de Time Machine y periódicamente a una unidad externa para su archivo. Después de aprender los Duros "Vale la pena tener backaps varios de sus archivos importantes. También sincronizar una copia de cada archivo a mi cuenta de Mobile Me, esto significa que puedo acceder a los documentos donde quiera que esté. Para acceder a su documentación a través del iPhone que uso ezShare ya que tiene una función de búsqueda (aparte de muchos otros extras) que no se encuentra en aplicación iDisk de Apple.
Proceso
En general puedo escanear por lotes. Puedo organizar mis documentos en 3 pilas - sola página, páginas a doble cara y documentos de varias páginas. Esto hace que el proceso de escaneado rápido como ScanSnap puede ser configurado para crear automáticamente documentos separados después de x número de páginas. Las dos primeras opciones me permite escanear documentos de múltiples en un lote y ScanSnap automáticamente les separe. No me lo general OCR perfrom pero tengo additioanl perfiles de ScanSnap se encarga de estas ocasiones. Los documentos se envían como archivos PDF y guardado en una ubicación central. 
Entonces se abren Sí para ver y la etiqueta de los documentos. Elegí Sí, en parte basado en sus características y partido basado en el hecho de que no almacena los escaneos en una especie de base de datos de propiedad. Sí 1.8 es una gran aplicación que es puramente para la gestión de archivos PDF. Actualmente existe una versión en beta 2. Cuenta con más compleja en la funcionalidad y puntos de vista una mayor gama de tipos de archivo. Se ha cambiado a la utilización de OpenMeta formato de marcado que se utiliza por un número de desarrolladores en la actualidad. Hay controversia en torno al formato OpenMeta y sería prudente no confiar en ella solo para el almacenamiento y la recuperación de sus documentos. Debo etiquetar cada documento por la categoría (de documentos, certificados, libro electrónico o manual), el propósito (de coches, alimentos, electricidad, etc garantía o una persona o el nombre de Inversiones) y proveedor (por ejemplo Amazon, Apple, etc Acme Inc). También voy a agregar un año y un mes si es el documento que voy a recibir periódicamente, como un estado de cuenta bancaria o si desea asignarlo a un período determinado, es decir, 2008 Declaración del Impuesto.
Yo utilizo las etiquetas que me han asignado con los documentos en Sí para cambiar el nombre y el archivo de los documentos de forma automática con Hazel. Yo uso Hazel para cambiar el nombre de cada archivo con la fecha y hora (hasta el segundo) se creó el documento y las etiquetas que han sido asignados. Por ejemplo, un documento creado en la compra 1/7/2009 lo relacionado con Apple sería un nuevo nombre de;
- 20090701-123015-Recepción, Garantía, Macbook, Apple.pdf.
Cambiando el nombre de esta manera puedo encontrar a través de centro de atención incluso de las etiquetas OpenMeta se corrompe.
Hazel se moverá los documentos en una ubicación de almacenamiento definitivo en las guías basadas en la etiqueta de categoría. Cualquier documento que no tiene un documento, certificado, libro electrónico o una etiqueta manual se almacenarán en el directorio por defecto recibos. Con el tiempo se me permite añadir más categorías, pero estos me conviene bien por ahora. Si el número de documentos en una carpeta se hace demasiado grande voy a dividir en directorios ejercicio.
Chronosync a continuación, ejecuta una vez al día y sincroniza los archivos a la unidad externa y Mobile Me.
Conclusión
o S ahora que estoy al 500 + documentos y encontrar este gran sistema. El tiempo de este proceso que se necesita es probablemente el mismo que el sistema de ficheros manuales de edad, pero es mucho más rápida de recuperar, ver y enviar los documentos cuando sea necesario. El beneficio adicional es que estimo Reduciré mis necesidades actuales de presentación de × 4 cajón de los gabinetes 2 a 1 o 2 cajones únicamente la cantidad total.
