Jo pitkään olen etsinyt lopullinen tehokkuutta arkistointi ja haku asiakirjoja. Lisäksi kaikki päivittäin dokumentoimaan varastoinnin tarpeisiin avarage perheen Olen useita verotukseen liittyviä investointeja, joka johtaa accumiliation suuren määrän paperityötä.
Todellisuudessa vain pieni osa näistä asiakirjoista on säilytettävä paperimuodossa joten etsin paras tapa digitoida tiedot. Kahtalainen hyöty lähestymistavasta on, että se minimoi varasto on samalla haku paljon helpompaa.
Seuraavassa on järjestelmä, että olen kehittynyt;
ScanSnap S1500M
Laitteisto
Ensimmäinen askel on luonnollisesti digitalisoida asiakirjan mukaan käyttää skannerin. Minulla on jo Brother Multi Function keskusta, joka voi skannata asiakirjoja, mutta se on erittäin hidas ja ei tee duplex. Kun tutkii saatavilla olevien tietojen verkossa kerta Fujitsu ScanSnaps mainittiin. Vaikuttaa siltä, konsensus on, että nämä ovat paras laitteita paperiton toimisto fanaatikkoja. Olen päätyi ScanSnap S1500M kuin valitsemani laite. Olen lähtöisin minun kautta Ebay Yhdysvalloista. Se annettiin 2 viikon kuluessa ja minä olen pelastanut noin 400 dollaria verrattuna paikallisiin hintoihin.
Ohjelmisto
Lisäksi ScanSnap Manager ohjelmistoa käyttää Jep tiedostojen koodaus ja katsella, Haze l tiedostojen nimeäminen uudelleen ja arkistointi ja ChronoSync tiedostojen synkronointi
Varastointi
Asiakirjat tallennetaan hakemistoon MacBook. Tämä varmuuskopioidaan automaattisesti, Time Machine ja säännöllisesti ulkoinen asema arkistointiin. Kun oppiminen hankalat kannattaa olla useita backaps tärkeät tiedostot. Olen myös sync jokaisen tiedoston kopioinnin minun Mobile Me huomioon tämä tarkoittaa sitä, että voin tutustua asiakirjoihin missä olen. Jotta asiakirjojen saatavuudesta kautta iPhone Käytän ezShare kuin se on hakutoiminto (paitsi monet muut extrat) ei ole Applen iDisk app.
Prosessi
Yleensä olen skannata erissä. En järjestää minun asiakirjoja 3 peräpukamat - yhden sivun, kaksinkertainen puoli sivua ja useita sivuja. Näin prosessi skannauksen nopeampaa kuin ScanSnap voidaan setup luoda automaattisesti erillisillä asiakirjoilla jälkeen x sivumäärä. Kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa haluan skannata useita asiakirjoja yhtenä eränä ja ScanSnap automaattisesti erottaa toisistaan. I dont yleensä perfrom OCR mutta minulla on additioanl ScanSnap profiileja käsittelee näissä yhteyksissä. Asiakirjat ovat ulostulon PDF ja tallennetaan keskitetysti. 
Sitten avaa Jep tarkastella ja tag asiakirjat. Päätin Jep perustuu osittain sen ominaisuuksia ja puolue perustuu siihen, että se ei säilytä etsii jonkinlaista soveliaisuussyyt tietokantaan. Jep 1,8 on hyvä sovellus, jonka on ainoastaan hallintaan PDF-tiedostoja. Tällä hetkellä versio 2 beta-versioita. Se on monimutkaisempi toiminnallisuutta ja näkemyksiä enemmän erilaisia tiedostotyyppejä. Se on siirtynyt käytön OpenMeta Koodin muoto, jota käyttävät useat kehittäjät tällä hetkellä. On kiista OpenMeta muodossa ja se olisi järkevää vedota siihen yksin säilytys ja haku asiakirjoihin. Olen tag kunkin asiakirjan luokka (asiakirja, todistus, eBook tai manuaalinen), tarkoitus (auto-, elintarvike-, sähkö-, takuu jne tai henkilö tai Investment nimi) ja toimittaja (esim. Amazon, Apple, Acme Inc jne). Aion myös lisätä vuosi ja kuukausi, jos se on asiakirja, että saisin määräajoin, kuten tiliote tai jos haluan jakaa sen tietyn ajanjakson eli 2008 veroilmoituksessa.
Olen käyttää tunnisteita että olen jaettu vastaan asiakirjoja Jep nimetä ja arkistoida asiakirjoja automaattisesti Hazel. Käytän Hazel nimetä jokaisen tiedoston päivämäärä ja aika (alas toiseen) asiakirja on luotu ja tunnisteet, jotka on jaettu. Esimerkiksi asiakirja on luotu 7.01.2009 joka koski Apple ostaa se nimetään uudelleen;
- 20090701-123015-Kuitti, takuu, Macbook, Apple.pdf.
Nimeämällä näin voin löytää heidät kautta valokeilassa jopa OpenMeta Tunnisteet vioittuvat.
Hazel sitten siirtää asiakirjat loppusijoitukseen paikalla hakemistoihin perustuvat luokka tag. Asiakirjoja, ei ole asiakirja, todistus, eBook tai Manuaalinen tag tallennetaan oletusarvoisesti Tulot hakemistosta. Ajan myötä voin lisätä useampaan luokkaan, mutta ne sopivat minulle hyvin nyt. Jos useita asiakirjoja kansio kasvaa liian suureksi aion jakaa ne varainhoitovuoden hakemistoja.
Chronosync sitten kulkee kerran päivässä ja synkronoi tiedostot ulkoiselta kovalevyltä Mobile Me.
Päätelmä
S o kaukana olen jopa 500 + asiakirjoja ja löytää tämän järjestelmän suuri. Kun tämä prosessi vie todennäköisesti suunnilleen sama kuin vanha manuaalinen rekisteröintijärjestelmä, mutta se on paljon nopeampi hakea, katsella ja toimittaa asiakirjat käyttöönsä. Lisäetu on se, että minä arvio aion vähentää minun nykyinen arkistointi tarvitsee 2 × 4 laatikkoa kaappien vain 1 tai 2 laatikkoa yhteensä.
