Pendant longtemps j'ai été la recherche de l'efficacité ultime pour le dépôt et la récupération de documents. En dehors de tous au jour le jour pour documenter les besoins de stockage de la famille avarage J'ai un certain nombre d'investissements liés à l'impôt qui aboutit à la accumiliation d'une grande quantité de paperasse.
En réalité, seul un faible pourcentage de ces documents doivent être conservés sous forme papier et je suis allé chercher la meilleure façon de numériser les données. Le double avantage de cette approche est qu'il minimise les besoins en stockage tout en rendant la récupération plus facile.
Ce qui suit est le système que j'ai mis au point;
ScanSnap S1500M
Matériel
La première étape consiste bien sûr à numériser le document qui requiert l'utilisation d'un scanner. J'ai déjà un frère multifonctions Centre qui peut numériser des documents, mais il est très lent et ne fait pas duplex. Après des recherches sur les informations disponibles sur le net time et maintes fois Le ScanSnaps Fujitsu ont été mentionnés. Il semblerait que le consensus est que ce sont les dispositifs de choix pour les fanatiques de bureau sans papier. Je me suis installé sur le ScanSnap S1500M que mon appareil préféré. Je provenant mine via Ebay des États-Unis. Il a été livré dans les 2 semaines et j'ai sauvé environ 400 $ par rapport aux prix locaux.
Logiciel
Outre le ScanSnap Manager j'utilise Yep pour le fichier de marquage et de visualisation, Haze l pour renommer le fichier ou le classement et ChronoSync pour la synchronisation de fichiers
Stockage
Les documents sont stockés dans un répertoire sur mon Macbook. Ce sont sauvegardées automatiquement via Time Machine et périodiquement à un lecteur externe pour l'archivage. Après l'apprentissage de la hardway Il paie pour avoir backaps plusieurs de vos fichiers importants. J'ai également synchroniser une copie de chaque fichier à mon compte Mobile Me, cela signifie que je peux accéder aux documents où que je sois. Pour accéder aux documents via le iPhone je utiliser ezShare car elle a une fonction de recherche (en dehors de bien d'autres extras) qui est absent de l'iDisk d'Apple app.
Processus
En général, je scan par lots. J'organise mes documents piles en 3 - seule page, pages double côté et documents de plusieurs pages. Cela rend le processus de numérisation plus rapide que ScanSnap peut être configuré pour créer automatiquement des documents séparés après x nombre de pages. Les deux premières options me permettent de numériser des documents multiples en un seul lot et ScanSnap automatiquement les séparer. Je ne habituellement OCR perfrom mais j'ai additioanl profils ScanSnap aux manches de ces occasions. Les documents sont envoyés en format PDF et enregistré dans un emplacement central. 
J'ai ensuite ouvrir Yep de visualiser et de baliser les documents. Yep, j'ai choisi en partie basé sur ses caractéristiques et partie fondée sur le fait qu'il ne stocke pas les scans en quelque sorte de base de données de bienséance. Yep 1.8 est une application intéressante qui est purement de la gestion des fichiers PDF. Actuellement, il ya une version 2 en version bêta. Il a plus complexe dans les fonctionnalités et points de vue un plus large éventail de types de fichiers. Il est passé à l'utilisation de OpenMeta marquage format qui est utilisé par un certain nombre de développeurs à l'heure actuelle. Il existe une controverse entourant le format OpenMeta et il serait prudent de ne pas compter sur lui seul pour le stockage et la récupération de vos documents. Je tag chaque document selon la catégorie (document, certificat, livre électronique ou manuel), l'objet (voiture, nourriture, d'électricité, etc garantie ou une personne ou nom de Investissement) et fournisseur (par exemple Amazon, Apple, Inc Acme, etc.) Je vais aussi ajouter une année et le mois si elle est le document que je vais recevoir périodiquement, comme un relevé bancaire ou si je veux de la renvoyer à une période déterminée, soit déclaration de revenus 2008.
J'utilise les balises que j'ai alloué contre les documents en Yep de renommer le fichier et automatiquement les documents avec Hazel. J'utilise Hazel pour renommer chaque fichier avec la date et l'heure (à la seconde près) le document a été créé et les balises qui ont été alloués. Par exemple, un document créé sur 07.01.2009 celle liée à un achat Apple serait renommé;
- 20090701 à 123015-réception, de garantie, Macbook, Apple.pdf.
En renommant cette façon je peux les trouver via Spotlight même de l'Tags OpenMeta corrompue.
Hazel se rendra ensuite les documents à un lieu de stockage définitif dans des répertoires sur le tag catégorie. Tout document qui ne dispose pas d'un document, certificat, ebook ou tag Manuel seront stockés dans le répertoire par défaut recettes. Au fil du temps, je peut ajouter plus de catégories, mais ces me convient bien pour le moment. Si le nombre de documents dans un dossier est trop grand je vais les répartir dans des répertoires exercice.
Chronosync exécute ensuite une fois par jour et synchronise les fichiers sur le disque dur externe et Mobile Me.
Conclusion
o S loin je suis à 500 + et de trouver des documents de ce grand système. Le temps de ce processus prend est probablement le même que le système de classement manuel ancien, mais il est beaucoup plus rapide pour récupérer, visualiser et transmettre les documents au besoin. L'avantage est que j'estime je vais réduire mes besoins actuels de dépôt de meubles × 4 tiroirs 2 à 1 ou 2 tiroirs seulement au total.
