एक लंबे समय से मैं दाखिल करने में परम दक्षता और दस्तावेजों की पुनर्प्राप्ति के लिए खोज कर दिया गया है के लिए. अलग दिन के सब से दिन के लिए avarage परिवार के भंडारण की जरूरत है दस्तावेज़ करने के लिए मैं कर संबंधित निवेश के एक नंबर है जो कागजी की एक बड़ी राशि का accumiliation में परिणाम है.
हकीकत में केवल इन दस्तावेजों का एक छोटा सा प्रतिशत के लिए कागजी रूप में बनाए रखा जाना है तो मैं सबसे अच्छा डेटा digitize लिए एक रास्ता खोज चला की जरूरत है. इस दृष्टिकोण के दोहरे लाभ यह है कि भंडारण की जरूरत है, जबकि कम से कम पुनर्प्राप्ति बनाने बहुत आसान है.
निम्नलिखित प्रणाली है कि मैं विकसित किया है;
ScanSnap S1500M
हार्डवेयर
पहला कदम निश्चित रूप से करने के लिए स्कैनर digitize दस्तावेज़ एक प्रयोग की जो आवश्यकता है. मैं पहले से ही एक भाई मल्टी फंक्शन केन्द्र जो दस्तावेज़ स्कैन कर सकते हैं लेकिन यह बहुत धीमी है और द्वैध नहीं करता है. ScanSnaps Fujitsu बार फिर से और बाद में शोध पर उपलब्ध जानकारी नेट बार उल्लेख किया गया था. यह आम सहमति होगा लगता है कि इन कट्टरपंथियों paperless कार्यालय के लिए पसंद कर रहे हैं उपकरणों. मैं पर बसे ScanSnap S1500M उपकरण के रूप में मेरी पसंद है. मैं अमेरिका से sourced खदान के माध्यम से eBay के. यह सप्ताह 2 के भीतर दिया गया था और मैं कीमतों की तुलना करने के लिए स्थानीय $ 400 बचाया के बारे में.
सॉफ्टवेयर
सॉफ्टवेयर प्रबंधक के अलावा ScanSnap मैं का उपयोग हाँ , देखने के लिए फ़ाइल टैगिंग और धुंध और फाइलिंग और एल के लिए फ़ाइल नाम ChronoSync सिंक्रनाइज़ करने के लिए फ़ाइल
भंडारण
दस्तावेजों में हैं मेरे Macbook पर एक निर्देशिका में संग्रहीत. इस संग्रह के लिए है ड्राइव बाहरी समर्थन को स्वचालित रूप से के माध्यम से एक और समय समय पर करने के लिए मशीन के समय. फाइलें महत्वपूर्ण सीखने के बाद अपने hardway के कई backaps है यह भुगतान करता है. मैं भी, मैं अपने खाते मोबाइल फ़ाइल सिंक्रनाइज़ेशन एक प्रतिलिपि के प्रत्येक इसका मतलब है कि मैं कर रहा हूँ मैं कर सकता का उपयोग दस्तावेजों जहाँ भी. उपयोग मैं iPhone के माध्यम से पहुँचने के लिए दस्तावेज ezShare के रूप में यह अनुप्रयोग है एक खोज समारोह (अन्य अलग से कई अतिरिक्त) iDisk एप्पल यह है कि लापता से.
प्रक्रिया
आम तौर पर मैं बैचों में स्कैन. मैं दस्तावेजों एकाधिक पृष्ठ और संगठित 3 मेरे दस्तावेज़ों में धन - एकल पृष्ठ, डबल साइड पृष्ठों. इस पृष्ठ संख्या का x के बाद दस्तावेजों को अलग बनाता है बनाने के लिए स्वचालित रूप से स्कैनिंग प्रक्रिया के रूप में जल्दी के ScanSnap सेटअप किया जा सकता. पहले दो विकल्पों उन्हें अनुमति देते हैं और एक बैच में दस्तावेजों मुझे स्कैन करने के लिए कई अलग ScanSnap स्वचालित रूप से होगा. आमतौर पर मैं ओसीआर न perfrom लेकिन मैं क्या प्रोफाइल है additioanl ScanSnap को संभालती इन अवसरों स्थान. के रूप में उत्पादन कर रहे हैं एक केंद्रीय दस्तावेज PDFs और बचाया है. 
मैं तो खोल हाँ दस्तावेज़ देखने के लिए और टैग. मैं डेटाबेस औचित्य की तरह चुना स्कैन में कोई दुकान नहीं हाँ आंशिक रूप के आधार पर करता है कि यह तथ्य पर आधारित पार्टी है और इसका सुविधाएँ. 1.8 हाँ फाइलें एक महान app पीडीएफ के प्रबंधन के लिए पूरी तरह यह है कि. इस समय वहाँ बीटा संस्करण में एक 2. यह कार्यक्षमता है और अधिक जटिल और प्रकार रेंज के अधिक से अधिक विचार फ़ाइल एक. यह वर्तमान में डेवलपर्स के एक नंबर है स्विच करने के द्वारा किया जाता है प्रारूप है कि टैगिंग OpenMeta का उपयोग करें. वहाँ प्रारूप OpenMeta विवाद है और यह आसपास के दस्तावेज होगा अपने भंडारण और पुनर्प्राप्ति के लिए विवेकपूर्ण नहीं अकेले यह भरोसा पर. मैं)) और नाम टैग, प्रत्येक दस्तावेज़ द्वारा श्रेणी (दस्तावेज़, शिक्षक eBook या मैनुअल), उद्देश्य (कार, भोजन, बिजली, वारंटी आदि या एक व्यक्ति या निवेश प्रदायक (जैसे Amazon, सेब, Acme इंक आदि. मैं महीने में होगा एक भी जोड़ सकते हैं और अगर यह साल वापसी है दस्तावेज है कि 2008 मैं टैक्स यानी, अवधि प्राप्त होगा एक विशिष्ट समय समय पर, इस तरह के रूप में या एक बैंक विवरण अगर मैं चाहता हूँ कि आवंटित.
मैं नाम का उपयोग टैग है कि दस्तावेजों में आवंटित खिलाफ है मैं हाँ करने के लिए और Hazel फाइल के साथ स्वचालित रूप से दस्तावेजों. मैं का उपयोग Hazel आवंटित किया गया है कि टैग का नाम बदलने के लिए प्रत्येक फ़ाइल के साथ समय और तारीख (नीचे करने के लिए दूसरे) दस्तावेज था और बनाया. खरीद के लिए एक उदाहरण एप्पल एक दस्तावेज बनाए करने के लिए संबंधित पर 2009/01/07 कि के रूप में नाम हो जाएगा;
- 20090701-123015-रसीद, वारंटी, Macbook, Apple.pdf.
टैग OpenMeta से इस नाम की तरह से भी रोशनी के माध्यम से उन मैं कर सकता हूँ मिल भ्रष्ट मिलता है.
Hazel टैग जाएगा श्रेणी पर आधारित दस्तावेज़ों के लिए एक कदम तो निर्देशिका में अंतिम भंडारण स्थान. किसी भी दस्तावेज़ को डिफ़ॉल्ट निर्देशिका प्राप्तियां नहीं है एक दस्तावेज़, प्रमाण पत्र, ebook संग्रहीत किया जाएगा टैग या मैनुअल में. अब अधिक समय के लिए जोड़ सकते हैं मैं और अधिक श्रेणियों लेकिन इन ठीक मुझे सूट. अगर किसी फ़ोल्डर में दस्तावेजों की संख्या बहुत बड़ी हो जाता निर्देशिकाओं वित्तीय वर्ष में मैं ऊपर जाएगा उन्हें विभाजित.
Chronosync फिर एक बार प्रति दिन चलाता है और मैं और मोबाइल ड्राइव syncs फाइल करने के लिए बाह्य.
निष्कर्ष
एस ओ तक मैं हूँ दस्तावेजों को 500 + और महान मिल इस प्रणाली. समय लेता है इस प्रक्रिया प्रणाली दाखिल मैनुअल पुराने के रूप में है के बारे में शायद ही है लेकिन यह बहुत जल्दी प्राप्त करने के लिए, दृश्य और आगे के लिए आवश्यक दस्तावेज के रूप में. अतिरिक्त लाभ यह है कि मैं अनुमान मैं कुल वर्तमान जाएगा मेरी कम में 4 दाखिल करने की जरूरत से 2 × दराज केवल 1 या 2 अलमारियाँ दराज.
