Za dugo vremena sam bio u potrazi za konačan učinkovitost u podnošenju i pretraživanje dokumenata. Osim svih dana u dan do pohrane dokumenata potrebama prosječna obitelj sam broj poreznih povezana ulaganja što rezultira accumiliation od velike količine papirologije.
U stvarnosti se samo mali postotak te dokumente treba održavati u papirnatom obliku pa sam otišao u potrazi za najbolji način na digitalizaciji podataka. Dvojno korist od ovog pristupa je da se minimizira potrebe za prtljagu za vrijeme snimanja dohvat mnogo lakše.
Sljedeći je sustav koji sam razvio;
ScanSnap S1500M
Hardver
Prvi korak je, naravno, na digitalizaciji dokument koji zahtijeva korištenje skenera. Već sam brat više funkcija centar koji može skenirati dokumente, ali to je vrlo sporo i ne čini duplex. Nakon što je istraživanje dostupnih informacija na internetu vrijeme i vrijeme opet Fujitsu ScanSnaps spominju. Čini se konsenzus da su željene uređaji za ured bez papira fanatika. Ja se nastanili na ScanSnap S1500M kao moj preferirani uređaj. Ja sourced mina preko eBay iz SAD. Bilo je dostavljena u roku od 2 tjedna i ja spremili oko 400 dolara u odnosu na lokalne cijene.
Softver
Osim Manager softver ScanSnap sam koristiti Yep za označavanje datoteka i promatranje, izmaglica l za preimenovanje datoteka te podnošenja i ChronoSync za datoteku sinkronizacije
Skladištenje
Dokumenti su pohranjeni u imeniku na mom Macbook. Ovo je podupirač gore automatski preko vremeplov i povremeno na vanjski disk za arhiviranje. Nakon učenja hardway Ona plaća da imaju više backaps vaših važnih datoteka. Također sam sinkro primjerak svake datoteke na moj mobitel Me račun, to znači da ja mogu pristupiti dokumente gdje god sam ja. Za pristup dokumentima preko iPhone mogu koristiti ezShare jer ima funkciju pretraživanja (osim mnogih drugih dodataka) koje je nestalo iz Apple iDisk app.
Proces
Općenito sam skenirati u serijama. Ja organizirati moje dokumente u 3 hrpe - jednu stranicu, dvokrevetne strane stranice i više stranica dokumenata. To čini proces skeniranja brzo kao što može biti postava ScanSnap automatski stvoriti zasebne dokumente nakon x broj stranica. Prve dvije opcije dopustiti mene za skeniranje više dokumenata u jedan batch, a ScanSnap automatski će ih razdvajaju. Ja dont obično perfrom OCR ali ja to imati additioanl ScanSnap profila ručke tim prigodama. Dokumenti su output kao i spremljeni u PDF formatu središnje mjesto. 
I onda otvoriti Yep za pregled i oznaku dokumente. Izabrao sam Yep dijelom i na temelju svojih karakteristika i stranke temelji se na činjenici da se ne sprema skenira u nekakvu pristojnost baze podataka. Yep 1,8 je veliki app koji je čisto za upravljanje PDF kartoteka. Trenutno je verzija 2 u beta fazi. To je složeniji u funkcionalnost i pogleda veći raspon vrsta datoteka. To je prebacio na korištenje OpenMeta Označavanje format koji se koristi veliki broj developera u sadašnjosti. Postoji kontroverza oko OpenMeta formatu i da će to biti pametan da se ne oslanjaju na njemu sama za pohranu i pretraživanje dokumenata. Ja oznaku svakog dokumenta od strane kategoriji (dokument, potvrda, knjiga ili ručno), svrha (auto, hrana, struja, jamstvo itd ili osoba ili ulaganja ime) i dobavljača (npr. Amazon, Apple, Inc Acme itd). Ja ću također dodati godine i mjesec dana ako je dokument koji ću primati povremeno, kao što su izvod sa bankovnog računa ili ako želim da ga dodijeliti određenom razdoblju, odnosno 2008 porezne prijave.
Ja koristiti oznake koje sam dodijeljen protiv dokumente u Yep to preimenovati datoteke i dokumenti automatski Hazel. Koristim Hazel za preimenovati svaku datoteku sa datumom i vremenom (do sekunde) dokument je kreiran i oznaka koje je dodijeljeno. Na primjer dokumenta kreirana dana 2009/01/07 koji se odnose na kupnju Apple će biti preimenovana u;
- 20090701-123015-priznanica, jamstvo, Macbook, Apple.pdf.
Preimenovanjem taj način Ja mogu ih pronaći putem reflektorom čak OpenMeta Tags dobiti korumpiran.
Hazel tada će se kretati dokumente konačni mjesto pohrane u direktorije na temelju kategoriji oznaku. Bilo koji dokument koji nema dokumenta, certifikata, Ebook ili Ručno oznaka će biti pohranjeni u zadanom direktoriju primitke. Tijekom vremena JA svibanj dodati više kategorija, ali ta molba mene u redu za sada. Ako je broj dokumenata u mapi dobiva prevelik ću ih razdijeliti u financijskoj godini direktorije.
Chronosync tada prometuje jednom dnevno, a sinkronizira datoteke za vanjske uređaje i Mobile Me.
Zaključak
S o sada sam spreman 500 + dokumente i pronaći ovaj sustav velik. Vrijeme ovog procesa je vjerojatno traje otprilike isto kao i stari sustav spremanja za upotrebu, ali to je puno brže za preuzimanje, pregled i dalje neophodne dokumente. Dodatna prednost je da ja ću smanjiti procjena moje trenutne potrebe podnošenja od 2 × 4 ladice ormara za samo 1 ili 2 ladice u ukupnom.
