Przez długi czas byłem w poszukiwaniu ostatecznej skuteczności zgłoszenia i wyszukiwania dokumentów. Oprócz wszystkich dnia na dzień do przechowywania dokumentów potrzeby rodziny avarage mam wiele inwestycji związanych z podatkami, które prowadzi do accumiliation z dużą ilością dokumentów.
W rzeczywistości tylko niewielki procent z tych dokumentów powinny być realizowane w formie papierowej, więc poszłam w poszukiwaniu najlepszego sposobu do digitalizacji danych. Podwójne korzyści tego podejścia jest to, że minimalizuje potrzeby przechowywania pobierania jednocześnie dużo łatwiejsze.
Poniżej znajduje się system, że mam rozwiniętych;
ScanSnap S1500M
Sprzętu
Pierwszym krokiem jest oczywiście do digitalizacji dokument, który wymaga użycia skanera. Mam już Brother wielofunkcyjne centrum, które może skanować dokumenty, ale jest bardzo powolny i nie robi duplex. Po zbadaniu dostępnych informacji w sieci raz po raz Fujitsu ScanSnaps zostały wymienione. Wydaje się, konsensus jest, że są one preferowane urządzenia do elektronicznego biura fanatyków. I osiadł na ScanSnap S1500M jako preferowanego urządzenia. I przez Ebay kopalni pochodzą z USA. Został dostarczony w ciągu 2 tygodni i zapisane około 400 dolarów w stosunku do lokalnych cen.
Oprogramowanie
Oprócz Manager ScanSnap I wykorzystać Tak tagowanie plików i przeglądania, Haze l do zmiany nazwy pliku i zgłoszenia i ChronoSync synchronizacji plików
Magazynowanie
Dokumenty są przechowywane w katalogu na mój Macbook. Jest to poparte przez Time Machine automatycznie i okresowo zewnętrzny dysk do archiwizacji. Po opanowaniu hardway Opłaca się mieć wiele backaps ważnych plików. I również synchronizacja kopię każdego pliku na serwer konta Mobile Me, oznacza to, że mogę uzyskać dostęp do dokumentów, gdzie Ja jestem. Dostępu do dokumentów za pośrednictwem iPhone używać ezShare , ponieważ posiada funkcję wyszukiwania (oprócz wielu innych dodatków), że brakuje iDisk app's Apple.
Proces
Generalnie skanowanie w partii. I uporządkować stosy dokumentów na 3 - Strona jedno-, dwu stronach bocznych i wielostronicowych dokumentów. To sprawia, że proces skanowania szybciej jak ScanSnap może być ustawiony tak, aby automatycznie utworzyć osobne dokumenty po x liczba stron. Pierwsze dwie opcje pozwalają mi na skanowanie wielu dokumentów w jednej partii i ScanSnap automatycznie je rozdzielić. I dont zazwyczaj perfrom OCR, ale mam additioanl profili ScanSnap do obsługi tych spotkań. Dokumenty są przesyłane w formacie PDF i zapisane na centralnej lokalizacji. 
I wtedy otwierają Tak, aby przejrzeć i tag dokumentów. Wybrałem Tak częściowo w oparciu o jej cechy i strony opiera się na fakcie, że nie przechowuje żadnych skanów w jakiejś bazie danych przyzwoitość. Tak 1.8 jest wielki aplikacja, która jest jedynie do zarządzania plików PDF. Obecnie nie istnieje w wersji 2 w wersji beta. Ma bardziej złożone funkcje i poglądów w większym zakresie typów plików. Ma włączony do korzystania z OpenMeta Tagging format, który jest używany przez wielu programistów w chwili obecnej. Nie ma kontrowersji wokół format OpenMeta i byłoby rozsądne, aby nie powoływać się na niego tylko do przechowywania i wyszukiwania dokumentów. I każdy dokument tag kategorii (dokument, świadectwo, Ebook lub ręczna), celu (samochodów, żywności, energii elektrycznej, etc gwarancji lub osoby lub nazwa inwestycji) oraz dostawcy (np. Amazon, Apple, Inc Acme itp.). Dodam jeszcze rok i miesiąc, jeżeli jest to dokument, który będę otrzymywać okresowo, np. wyciąg bankowy lub Jeśli chcę przeznaczyć go w określonym okresie, tj. 2008 Tax Return.
I korzystać z tagów, które mam przyznane przed dokumentów Tak, aby zmienić nazwę pliku i automatycznie dokumentów z Hazel. Używam Hazel zmienić nazwę każdego pliku z data i czas (do drugiego) dokument został stworzony i znaczniki, które zostały przydzielone. Na przykład dokument utworzony na 07.01.2009, które dotyczą zakupu Apple będzie zmieniana;
- 20090701-123015-Odbiór, Gwarancja, Macbook, Apple.pdf.
Zmiana nazwy w ten sposób mogę je znaleźć za pośrednictwem centrum uwagi nawet OpenMeta Tagi uszkodzone.
Hazel następnie przenieść dokumenty do ostatecznego miejsca składowania w oparciu o katalogi tag kategorii. Każdy dokument, który nie ma dokumentów, certyfikat lub znak Ebook Podręcznik będą przechowywane w domyślnym katalogu przychodów. Z czasem może dodać więcej kategorii, ale te mi odpowiada grzywny do teraz. Jeśli liczba dokumentów w folderze jest zbyt duży będę podziel je na finansowe katalogów roku.
Chronosync następnie uruchamia raz na dobę i synchronizuje pliki na dysk zewnętrzny i Mobile Me.
Wniosek
S o ile mi do 500 + dokumenty i znaleźć ten system świetnie. Czas ten proces trwa to chyba o tym samym, jak te stare zbiorze instrukcji, ale jest znacznie szybsze pobieranie, przeglądanie i przekazania dokumentów zgodnie z wymaganiami. Dodatkowym atutem jest to, że oceny będą mogę zmniejszyć obecne potrzeby zgłoszenia od 2 × 4 szafki z szufladami tylko 1 lub 2 szufladami w sumie.
