Durante muito tempo fui procurar a eficiência final no arquivamento e recuperação de documentos. Além de todo o dia a dia para documentar as necessidades de armazenamento da família avarage Tenho uma série de impostos os investimentos relacionados com o que resulta na accumiliation de uma grande quantidade de papelada.
Na realidade, apenas uma pequena percentagem destes documentos devem ser mantidos em suporte de papel, então fui procurar a melhor forma de digitalizar os dados. A dupla vantagem dessa abordagem é que ele minimiza as necessidades de armazenamento enquanto faz a recuperação muito mais fácil.
O seguinte é o sistema que eu desenvolvi;
ScanSnap S1500M
Equipamento
O primeiro passo é, naturalmente, para digitalizar o documento que exige o uso de um scanner. Já tenho um irmão Multi Função Centro, que pode digitalizar documentos, mas é muito lento e não fazer duplex. Depois de pesquisar a informação disponível sobre o tempo líquido eo tempo novamente O ScanSnaps Fujitsu foram mencionados. Afigura-se o consenso é que esses são os dispositivos preferidos para os fanáticos do escritório sem papel. Eu estabeleci-me na S1500M ScanSnap como meu aparelho preferido. Eu via a minha origem do Ebay os E.U.. Foi entregue no prazo de duas semanas e me salvou cerca de US $ 400 em comparação com os preços locais.
Software
Além do software Gerenciador de ScanSnap eu utilizo Yep para o arquivo de marcação e visualização, Haze l para renomear arquivo e depósito e ChronoSync para sincronização de arquivos
Armazenamento
Os documentos são armazenados em um diretório no meu Macbook. Isso é feito automaticamente via Time Machine, e periodicamente a um drive externo para arquivamento. Depois de aprender a hardway Vale a pena ter backaps vários dos seus ficheiros importantes. I sync também uma cópia de cada arquivo para o meu Mobile Me conta, isso significa que posso ter acesso aos documentos onde quer que eu sou. Para acessar os documentos através do iPhone eu uso ezShare porque tem uma função de pesquisa (para além de muitos outros extras) que está ausente do iDisk app Apple.
Processo
Geralmente eu faço a varredura em lotes. Eu organizo meus documentos em três pilhas - uma única página, páginas de dupla face e documentos de várias páginas. Isso torna o processo de digitalização rápida como ScanSnap pode ser configurado para criar automaticamente documentos separados após x número de páginas. As duas primeiras opções permitem-me para digitalizar vários documentos num único lote e ScanSnap automaticamente separá-los. Eu geralmente não OCR perfrom mas tenho ScanSnap perfis additioanl a lida com essas ocasiões. Os documentos são emitidos em formato PDF e salvo em um local central. 
Eu, então, abrir Yep para ler e marcar os documentos. Eu escolhi Sim, em parte, com base em suas características e parte baseada no fato de que ele não grava as varreduras em uma espécie de banco de dados de decoro. Yep 1.8 é um grande app que é puramente para a gestão de arquivos PDF. Atualmente existe uma versão beta 2 do. Tem mais complexa em termos de funcionalidade e pontos de vista uma maior variedade de tipos de arquivo. Ele mudou para o uso de OpenMeta formato de marcação que é usada por um número de desenvolvedores no momento. Não há controvérsia em torno do formato OpenMeta e seria prudente não confiar nele sozinho para o armazenamento e recuperação de documentos. Eu tag cada documento na categoria (documento, Certidão, Ebook ou Manual), finalidade (de carro, comida, electricidade, etc Garantia ou uma pessoa ou o nome de Investimento) e fornecedor (por exemplo Amazon, Apple, etc Acme Inc). Vou também adicionar um ano e um mês se é o documento que eu vou receber, periodicamente, tal como um extrato bancário ou Se eu quiser atribuir a um período específico, ou seja, 2.008 declarações de imposto.
Eu utilizo as tags que eu tenho imputados os documentos em Sim para renomear o arquivo e os documentos automaticamente com a Hazel. Eu uso Hazel renomear cada arquivo com a data ea hora (até o segundo), o documento foi criado e as marcas que tenham sido atribuídos. Por exemplo, um documento criado em 2009/01/07 que se referem a uma compra Apple seria renomeado como;
- 20090701-123015 recibo, garantia, Macbook, Apple.pdf.
Renomeando esta maneira que eu possa encontrá-los através dos holofotes até Tags OpenMeta corrompidos.
Hazel então mover os documentos para um local de armazenamento final nas listas com base na marca da categoria. Qualquer documento que não tenha um documento, Certidão, Ebook ou tag Manual serão armazenados no diretório padrão de Recibos. Com o tempo, pode adicionar mais categorias, mas estas me serve muito bem para agora. Se o número de documentos em uma pasta ficar muito grande vou dividi-las em diretórios exercício.
ChronoSync em seguida, executa uma vez por dia e sincroniza os arquivos para o disco rígido externo e Mobile Me.
Conclusão
o S agora estou a 500 + documentos e encontrar esse grande sistema. O tempo este processo demora provavelmente é o mesmo que o sistema de arquivamento manual de idade, mas é muito mais rápida para obter, visualizar e encaminhar os documentos conforme necessário. O benefício adicional é que eu estimo vou reduzir meu depósito actuais necessidades de × 4 gavetas armários 2-1 ou 2 gavetas só no total.
