Долгое время я искал конечной эффективности подачи и получения документов. Помимо всего дня в день на хранение документов потребностей Средние семьи у меня ряд налоговых связанных с ними инвестиций, что приводит к accumiliation большое количество бумаг.
В действительности лишь небольшая часть этих документов, их необходимо поддерживать в бумажной форме, так что я отправился в поисках лучших способ оцифровки данных. Двойное преимущество такого подхода заключается в том, что она минимизирует хранения, предоставляя при этом поиск гораздо проще.
Ниже системы, которые я разработал;
ScanSnap S1500M
Аппаратные средства
Первый шаг, конечно, в цифровую форму документа, который требует использования сканера. У меня уже есть брат Многофункциональный центр, который может сканировать документы, но это очень медленно и не делать дуплекс. После изучения имеющейся информации в сети снова и снова Fujitsu ScanSnaps было упомянуто. Казалось бы консенсус в том, что они предпочитают устройства для безбумажного офиса фанатиков. Я остановился на ScanSnap S1500M моим основного устройства. Я источников мин через Ebay из США. Он был доставлен в течение 2 недель, и я сэкономила около $ 400 по сравнению с местными ценами.
Программное обеспечение
Помимо программного обеспечения Менеджер ScanSnap я использую Да для файла пометки и просмотра, Haze л для переименования файлов и подачи и ChronoSync для синхронизации файлов
Хранение
Документы хранятся в директории на моем Macbook. Это резервное копирование автоматически с помощью Time Machine, и периодически проводить внешний диск для архивирования. После изучения дубли Он платит за несколько backaps копии важных файлов. Я также синхронизировать копии каждого файла на мой мобильный Me счету, это означает, что я могу получить доступ к документам, где я. Для получения доступа к документам через iPhone я использую ezShare , поскольку оно имеет функцию поиска (помимо многих других дополнений), что отсутствует приложение iDisk Apple.
Процесс
Вообще-то я сканировать партиями. Он сказал: "Мои документы" на 3 сваи - одной странице, двойных страниц стороны, и многочисленные документы. Это делает процесс сканирования ScanSnap быстрее, как можно настроить для автоматического создания отдельных документов через х количество страниц. Первые две опции позволяют мне сканирование нескольких документов в один пакет и ScanSnap автоматически разделять их. Я не обычно perfrom OCR но у меня есть additioanl профили для ScanSnap разбирается в этих случаях. Документы выводятся в виде PDF-файлов и сохраняются в центре города. 
Затем я открыть Да для просмотра и помечать документы. Я выбрал Да частично основана на его особенностей и партия, в основе того факта, что он не хранит сканы в какой-то правильности данных. Да 1,8 это большое приложение, предназначена исключительно для управления файлами PDF. В настоящее время существует версия 2 в тестовом режиме. Он имеет более сложный по функциональности и мнения широкого спектра типов файлов. Она перешла на использование OpenMeta меток формата, который используется число разработчиков в настоящее время. Существует спор вокруг формата OpenMeta, и было бы разумным, чтобы не полагаться на одни хранения и поиска документов. Пометить каждый документ по категориям (документ, сертификат, книгу или ручной), цель (автомобилей, продовольствия, электроэнергии, гарантии и т.д., либо физического или инвестиционный имя) и поставщиков (Например, Amazon, Apple, Acme Inc и др.). Я также буду добавлять год и месяц, если это документ, что я буду получать периодически, например, выписку из банковского счета, или если я хочу передать его на определенный период, т.е. 2008 налоговую декларацию.
Я использовать метки, которые я выделил в отношении документов, в Да переименовать файл и документы автоматически Хейзл. Я использую Хазел переименовать каждый файл с указанием даты и времени (до второго) документ был разработан и тегов, которые были выделены. Например, документ, созданный на 1/7/2009, которые касаются покупки Apple будет переименована в качестве;
- 20090701-123015-Receipt, гарантия, Macbook, Apple.pdf.
При переименовании таким образом я могу найти их через внимания даже OpenMeta Теги испорчена.
Хазел будет двигаться документов к окончательному месту хранения в каталогах, на основе категории теги. Любой документ, не имеющий документов, сертификат, книгу или ручной теги будут храниться в каталоге по умолчанию поступлений. С течением времени я могу добавить несколько категорий, но это меня устраивало этих тонкой сейчас. Если количество документов в папке становится слишком большой я буду разделить их на финансовых каталогов в год.
Chronosync запускается один раз в день и синхронизирует файлы на внешний диск и мобильных Me.
Заключение
S о я пока до 500 + документы и найти эту систему здорово. Времени занимает этот процесс, вероятно, примерно столько же, старая система ручной подачи, но это гораздо быстрее загружать, просматривать и пересылать документы по мере необходимости. Дополнительным преимуществом является то, что я оцениваю я уменьшить мои текущие потребности с подачи 2 × 4 ящика шкафы только 1 или 2 ящика в целом.
