在很长一段时间我一直在提交最终的效率和检索文件搜索。 除了日常的一天所有的文件存储需求的avarage家庭我有一个与税务有关的投资数目,这对大量的文书工作accumiliation结果。
在现实中只有一小部分,这些文件需要在文件的形式继续下去,让我去的最佳方式数字化数据的搜索。 这种方法的双重好处是,它最大限度地减少存储需求,同时使检索更加容易。
以下是我所开发的系统;

的ScanSnap S1500M
硬件
第一步当然是一台扫描仪来数字化的文件,对需要使用。 我已经有一个兄弟多功能中心,该中心可以扫描文件,但它是非常缓慢和不执行全双工。 富士通ScanSnaps研究后所得的资料在网上的时间和一次又一次的被提及。 它的共识似乎是,这些狂热的无纸化办公设备的首选。 我移居的ScanSnap S1500M作为我的首选设备。 我矿源美国通过eBay从。 它是在2个星期内,我节省了约400元,比当地价格。
软件
除了我的ScanSnap Manager软件的使用是的档案标签和查看, 霾和L的文件重命名和备案ChronoSync的文件同步
存储
该文件存储在一个目录在我的MacBook。 这是通过自动备份时间机器,并定期归档的一个外部驱动器。 经过学习哈德韦它支付,都具有重要文件的多个backaps您的。 我也同步每一个文件复制到我的手机我的帐户,这意味着我可以访问的文件不管我在哪里。 访问我使用的文件通过iPhone ezShare ,因为它有一个搜索功能(除了许多其他演员),是应用程序缺少苹果公司的iDisk。
进程
一般来说,我分批扫描。 我组织我的文件页的文件分为三桩-单页,双面和多页。 这使得网页的过程作为的ScanSnap扫描更快,可设置自动创建单独的文件数目后的X。 前两个选项允许我向扫描以及ScanSnap多个文档在一个批处理会自动分开。 我不经常perfrom光学字符识别,但我有additioanl的ScanSnap配置文件来处理这些情况。这些文件是PDF的输出并保存到一个中心位置。 
然后我打开没错查看和标记文件。 我选择是的部分是基于其功能与党基于这样的事实,它不恰当的数据库存储在某种扫描。 是的1.8是一个伟大的应用程序,是纯粹的档案管理工作的PDF格式。 目前有一个测试版2。 它具有更多的功能和复杂的意见,在更大范围内的文件类型。 它切换到目前使用OpenMeta标注格式,在用于开发的一个数字。 有任何争议OpenMeta格式和审慎的做法不单单依靠它的存储和检索你的文件。 我的标签文件,每个供应商类别(文件,证书,电子书或手动),目的(汽车,食品,电力,保修等或一人或投资名称)及(如:亚马逊,苹果,阿克米公司等)。 我还添加了一年一个月,如果它是文件,我将定期收到回报,如银行存款证明或如果我想分配给一个特定的时期,即2008年税。
我利用重命名标签,我在对已分配的文件和文件没错的自动与黑的文件。 我用黑重命名每个分配的文件的日期和时间(到第二个)的文件被创建并标记有。 例如购买一份文件上创建1/7/2009,有关苹果将改名为;
- 20090701 - 123015 -收据,保修的Macbook,Apple.pdf。
通过重命名这个方法可以让我找到他们OpenMeta标签通过聚光灯甚至获取损坏。
黑泽尔将然后将文件的目录中的最后一个位置存储标签的基础上的分类。 任何文件,没有文件,证书,电子书或手动标签将默认存储在目录中收益。 随着时间的推移我可以添加更多的类别,但这些适合我现在罚款。 如果该文件夹中的文件数量过于庞大,我会分年目录起来陷入经济。
Chronosync然后每天运行一次同步文件到外部驱动器和移动我。
结论
评薇拉凯瑟据我到500 +文件,找到这个制度的伟大。 这个过程需要的时间可能是对旧制度相同的手册备案,但它得到更快的检索,浏览和提出的要求的文件。 额外的好处是,我估计我会降低我目前的需要,从文件柜抽屉2 × 4或2抽屉总共只有1。