За дълго време съм бил търсенето на крайната ефективност при подаване и обработка на документи. Освен всички на ден за ден на съхранение на документи нуждите на среден семеен имам броя на данъчните свързани инвестиции, които водят до accumiliation на голямо количество документи.
В действителност само малка част от тези документи трябва да бъдат поддържани на хартиен носител, така че отидох търсене на най-добрия начин за цифровизиране на данните. Двойното полза на този подход е, че той намалява до минимум съхранение потребности, като извличане на много по-лесно.
По-долу е системата, която съм разработил;

ScanSnap S1500M
Железария
Първата стъпка, разбира се, за дигитализиране на документа, който изисква използването на скенер. Вече имам брат мулти функция център, който може да сканира документи, но е много бавен и не прави дуплекс. След проучване на наличната информация в мрежата, отново и отново на Fujitsu ScanSnaps бяха споменати. Тя ще изглежда на консенсус е, че те са предпочитаните устройства за електронна фанатици офис. Аз постоянно на ScanSnap S1500M като предпочитаните от мен устройство. Аз произхождащи мина през Ebay от САЩ. Тя беше излъчена в рамките на 2 седмици и аз спасих около $ 400 в сравнение с местните цени.
Софтуер
Освен ScanSnap Manager софтуер Аз използвам Мда за файла маркиране и гледане, Haze л за файла преименуването и подаване и ChronoSync за файла синхронизиране
Съхранение
Документите се съхраняват в директорията на моя MacBook. Това е подкрепено автоматично чрез машина на времето и периодично на външен диск за архивиране. След изучаване на hardway Струва си да имате няколко backaps на важните файлове. Аз също синхронизация едно копие от всеки файл, за да ми Mobile мен сметка, това означава, че мога да получите достъп до документи, където и да съм. За достъп до документите, чрез iPhone използва ezShare , тъй като има функция за търсене (освен много други екстри), която е изчезнала от iDisk ап Apple.
Процес
Като цяло аз сканиране на партиди. Аз организирам моите документи в три пилоти - една страница, двойни страници страна и множество страници документи. Това прави процеса на сканиране по-бързо, както ScanSnap може да бъде настройката за автоматично създаване на отделни документи, след Х броя на страниците. Първите две опции да ми позволи да сканирате множество документи в една партида и ScanSnap автоматично ще ги отделят. Аз съм обикновено perfrom OCR но имам additioanl профили ScanSnap да обработва тези случаи. Документите са продукцията, както и PDF файлове, записани на централно място. 
Тогава отвори Да, за да видите и етикет на документите. Избрах Да частично се основава на характеристиките му и страна въз основа на факта, че тя не се съхранява на сканиране в някаква коректност база данни. Да 1.8 е голям апартамент, че е само за управление на файлове PDF. В момента има версия 2 в бета версия. Тя е по-сложна функционалност и виждания по-голям набор от файлови типове. Той е включен към използването на OpenMeta формат за маркиране, която се използва от редица предприемачи в момента. Има спорове около формат OpenMeta и би било разумно да не се разчита на него само за съхранение и обработване на документите си. Аз маркер всеки документ от категория (документ, свидетелство, Ebook или ръчно), цел (на автомобили, на храните, Ток, гаранция и т.н. или физическото лице или инвестиционна име) и доставчици (например Amazon, Apple, Inc Acme и др.) Аз също ще добави един месец и ако това е документ, който ще се получава, като банково извлечение или ако искам да му предостави до определен период, т.е. 2008 данъчни декларации.
Аз използвам етикети, че са разпределили срещу документ Аха да преименувате и на документите автоматично с Hazel. Използвам Hazel за преименуване на всеки файл с дата и час (до втория) документът е бил създаден и етикети, които са били разпределени. Например един документ, създаден на 01.07.2009, свързана с една покупка Apple ще бъде преименувана;
- 20090701-123015-разписка, гаранция, MacBook, Apple.pdf.
С преименуването този начин мога да ги намерите чрез светлината на прожекторите, дори на OpenMeta Tags добивам развален.
Hazel ще се движат на документи за окончателно място за складиране в директорията на базата на категория маркер. Всеки документ, че не разполага с документ, свидетелство, Ebook или ръчно етикети, ще бъдат съхранявани в по подразбиране Приходи директория. С течение на времето аз може да добави повече категории, но тези костюм ми глоба за сега. Ако броят на документите в папката стане прекалено голям, ще ги разделя на финансовите директории година.
Chronosync След това работи веднъж на ден и синхронизира файлове на външни устройства и мобилни мен.
Сключване
S о доколкото аз съм до 500 + документи и да намерят тази система страхотно. Времето на този процес се е може би едно и също като старите ръководство система за класиране, но е много по-бързо да изтегляте, преглеждате и изпращате документи, както се изисква. Допълнителната полза е, че моя преценка ще намали сегашната си подаване нужди от 2 × 4 чекмеджето шкафове само една или две чекмеджета общо.