Po dlouhou dobu jsem hledal pro maximální efektivitu při ukládání a vyhledávání dokumentů. Kromě všech dne na den, aby dokument potřeby ukládání průměrná rodina mám řadu daňových související investice, což vede accumiliation velké množství papírování.
Ve skutečnosti je jen malé procento z těchto dokumentů je třeba zachovat v papírové formě, tak jsem šel hledat nejlepší způsob, jak digitalizovat data. Dvojí přínos tohoto přístupu je, že minimalizuje požadavky na uchovávání a zároveň bude vyhledávání mnohem jednodušší.
Níže je systém, který jsem vyvinul;
ScanSnap S1500M
Železářské zboží
Prvním krokem je samozřejmě k digitalizaci dokumentů, který vyžaduje použití skeneru. Já už mám Brother multifunkční centrum, které lze skenovat dokumenty, ale je velmi pomalý a nemá dělat duplex. Po prozkoumání dostupných informací na internetu, znovu a znovu Fujitsu ScanSnaps byly zmíněny. Mohlo by se zdát konsensus je, že tyto jsou preferované zařízení pro bezpapírové kanceláře fanatici. I usadil na ScanSnap S1500M jako moje preferované zařízení. I zdrojů dolu přes Ebay z USA. To bylo dodáno do 2 týdnů a zachránil jsem asi 400 dolarů v porovnání s místními cenami.
Software
Kromě Manager ScanSnap I využít Jo pro tento soubor označování a sledování, Haze l pro přejmenování souborů, archivace a ChronoSync pro soubor synchronizaci
Skladování
Dokumenty jsou uloženy v adresáři na svém MacBooku. Toto je zálohována automaticky pomocí Time Machine a pravidelně externí disk pro archivaci. Po prostudování hardway Vyplatí se mít více backaps vašich důležitých souborů. Také jsem sync kopii každého souboru na můj Mobile Me účtu, to znamená, že mohu nahlédnout do dokumentů ať jsem kdekoliv. Pro přístup k dokumentům přes iPhone používám ezShare jako je vyhledávací funkce (na rozdíl od mnoha jiných doplňky), které chybí iDisk cca Apple.
Proces
Obecně jsem scan v dávkách. I organizovat své dokumenty do 3 hromádky - jednu stránku, dvojité boční strany a vícestránkových dokumentů. To je proces skenování rychlejší jak ScanSnap lze nastavit tak, aby automaticky vytvářet samostatné dokumenty po x počet stran. První dvě možnosti dovolte mi, abych skenování vícestránkových dokumentů v jedné dávce a ScanSnap automaticky od sebe oddělit. I dont obvykle perfrom OCR, ale já mám additioanl ScanSnap profily na rukojeti těchto příležitostech. Dokumenty jsou výstupem ve formátu PDF a ukládány do centrálního umístění. 
Pak jsem otevřít Jo zobrazit a označit dokumenty. Vybrala jsem si Jo částečně na základě svých vlastností a party na základě skutečnosti, že se neukládá prověřuje v jakési slušnosti databáze. Jo 1,8 je skvělá app, která je čistě pro správu souborů PDF. V současné době je zde verze 2 v beta verzi. Je složitější funkčnost a zobrazení větší rozsah typů souborů. Má přešel na používání OpenMeta formát Označení, které používá řada vývojářů v současné době. Tam je diskuse kolem formátu OpenMeta a bylo by rozumné, aby se na ně spoléhat pouze pro ukládání a vyhledávání dokumentů. I značku každého dokumentu podle kategorie (dokument, osvědčení, Ebook nebo manuální), účel (Car, potraviny, elektřina, záruka atd nebo osoba nebo investičního jméno) a dodavatele (např. Amazon, Apple, Inc Acme atd.). Budu také přidávat rok a měsíc, pokud je dokument, který budu dostávat pravidelně, jako například výpis z účtu, nebo pokud chci převést ji do určitého období, tj. roku 2008 daňové přiznání.
I využít značky, které jsem vymezila proti dokumentů ve Jo přejmenovat a soubor dokumentů, automaticky se Hazel. I použití Hazel přejmenovat každý soubor s datem a časem (až na druhý) písemnost byla vytvořena, a značky, které byly přiděleny. Například dokument vytvořený na 1.7.2009, že v souvislosti s nákupem Apple by být přejmenován as;
- 20090701-123015-Příjem, záruka, Macbook, Apple.pdf.
Tím, že přejmenuje to způsob, jak mohu najít pomocí reflektoru dokonce OpenMeta Tagy dojde k poškození.
Hazel pak přesunout dokumenty ke konečnému umístění úložiště v adresáři na základě kategorii tag. Každý dokument, který nemá dokument, osvědčení nebo ruční značka bude Ebook je uložen ve výchozím Příjmy adresáře. Postupem času jsem se může přidat další kategorie, ale tyto mi to vyhovovalo pokutu do teď. Pokud počet dokumentů ve složce příliš velký budu je rozdělit do rozpočtového roku adresářů.
Chronosync pak spustí jednou za den a synchronizuje soubory na externí disk a Mobile Me.
Závěr
S o němž jsem až do 500 + dokumenty a najít tento systém skvělý. Čas tento proces trvá, je asi tak stejný jako ten starý manuální systém evidence, ale je mnohem rychlejší, vyhledávat, prohlížet a předávat dokumenty podle potřeby. Další výhodou je, že já jsem odhad sníží můj současný podání potřeby z 2 × 4 zásuvkové skříně pouze 1 nebo 2 zásuvkami celkem.
