I lang tid har jeg været på jagt efter den ultimative effektivitet i arkivering og genfinding af dokumenter. Bortset fra alle de daglige at dokumentere opbevaring behov avarage familie jeg har en række skattemæssige investeringer, som resulterer i accumiliation af en stor mængde af papirarbejde.
I virkeligheden kun en lille procentdel af disse dokumenter skal bevares i papirform, så jeg gik på jagt efter den bedste måde at digitalisere de data. Den dobbelte fordel ved denne fremgangsmåde er, at det minimerer lagerbehov, samtidig med at hente meget lettere.
Følgende er det system, jeg har udviklet;

ScanSnap S1500M
Hardware
Det første skridt er naturligvis at digitalisere det dokument, der kræver brug af en scanner. Jeg har allerede en Brother Multi Function Centre, som kan scanne dokumenter, men det er meget langsom og ikke gør duplex. Efter at forske de tilgængelige oplysninger på nettet igen og igen Fujitsu ScanSnaps blev nævnt. Det ser ud til den konsensus er, at disse er de foretrukne udstyr til det papirløse kontor fanatikere. Jeg afgjort på ScanSnap S1500M som min foretrukne enhed. Jeg stammer mine via Ebay fra USA. Det var leveret inden for 2 uger, og jeg gemte omkring 400 dollar i forhold til lokale priser.
Software
Bortset fra ScanSnap Manager software jeg bruge Yep til fil tagging og set, Haze l for fil omdøbe Arkivering og ChronoSync for fil synkronisering
Storage
Dokumenterne er gemt i en mappe på min Macbook. Dette bakkes op automatisk via Time Machine og regelmæssigt at et eksternt drev til arkivering. Efter at lære hardway Det betaler sig at have flere backaps af dine vigtige filer. Jeg har også sync en kopi af hver fil til min Mobile Me-konto, betyder det, at jeg kan få adgang til dokumenter, hvor jeg er. For at få adgang til dokumenter via iPhone bruger jeg ezShare da det har en søgefunktion (bortset fra mange andre ekstramateriale), der mangler fra Apple's iDisk ca.
Proces
Generelt jeg scanner i partier. Jeg organiserer mine dokumenter i 3 bunker - én side, dobbelt side sider og flere sider dokumenter. Dette gør processen med scanning hurtigere som ScanSnap kan opsætningen til automatisk at oprette separate dokumenter efter x antal sider. De første to muligheder tillade mig at scanne flere dokumenter i et enkelt parti og ScanSnap vil automatisk skille dem. I dont normalt perfrom OCR, men jeg har additioanl ScanSnap profiler håndterer disse lejligheder. Dokumenterne er output som PDF-filer og gemt til en central placering. 
Jeg så åbner Yep at se og mærke dokumenterne. Jeg valgte Yep dels baseret på dens egenskaber og fest baseret på det faktum, at den ikke gemmer scanninger i en form for sømmelighed database. Yep 1,8 er en stor app, der er rent for forvaltningen af PDF-filer. Der er i øjeblikket en version 2 i beta. Det har mere komplekse funktionalitet og synspunkter til en bredere vifte af filtyper. Det er gået over til brugen af OpenMeta Tagging format, der bruges af en række udviklere i øjeblikket. Der er uenighed omkring OpenMeta format, og det ville være klogt at ikke stole på det alene til opbevaring og genfinding af dine dokumenter. Jeg tag hvert enkelt dokument af kategori (Document, certifikat, Ebook eller Manuel), formål (Bil, fødevarer, elektricitet, Garanti osv eller en person eller Investment navn) og Leverandør (F.eks Amazon, Apple, Acme Inc etc). Jeg vil også tilføje et år og en måned, hvis det er dokument, jeg vil modtage med jævne mellemrum, f.eks et kontoudtog eller Hvis jeg ønsker at tildele den til en bestemt periode, dvs. 2008 selvangivelse.
Jeg udnytte tags, som jeg har tildelt forhold til de dokumenter I Yep at omdøbe og fil de dokumenter automatisk med Hazel. Jeg bruger Hazel til at omdøbe hver fil med dato og klokkeslæt (ned til den anden) dokumentet er blevet oprettet, og tags, der er blevet tildelt. For eksempel et dokument oprettet på 2009/01/07 der vedrørte en Apple køb ville blive omdøbt som;
- 20090701 til 123.015-Modtagelse, garanti, Macbook, Apple.pdf.
Ved at omdøbe den måde kan jeg finde dem via spotlight endog af OpenMeta Tags blive ødelagt.
Hazel vil derefter flytte dokumenter til en endelig opbevaring placering i mapper baseret på den kategori tag. Ethvert dokument, der ikke har et dokument, certifikat, eller Manuel tag vil Ebook blive lagret i standard Kvitteringer bibliotek. Over tid, jeg kan tilføje flere kategorier, men disse passer mig fint for nu. Hvis antallet af dokumenter i en mappe bliver for stor vil jeg dele dem op i regnskabsåret mapper.
Chronosync kører derefter en gang om dagen, og synkroniserer filerne til den eksterne drev og Mobile Me.
Konklusion
S o vidt jeg op til 500 + dokumenter og finde dette system stor. Den tid denne proces tager formentlig omkring det samme som den gamle manuelle registre system, men det er meget hurtigere at hente, se og sende de dokumenter, som krævet. Den yderligere fordel er, at jeg anslå jeg vil mindske mit nuværende arkivering behov fra 2 × 4 skuffe kabinetter til kun 1 eller 2 skuffer i alt.