Für eine lange Zeit, die ich für die höchste Effizienz in der Ablage und dem Wiederauffinden von Dokumenten gesucht haben. Abgesehen von all den Tag zu Tag zu dokumentieren Lagerung Bedürfnisse der Mittlere Familie habe ich eine Reihe von Steuervergünstigungen im Zusammenhang mit Investitionen, die Ergebnisse in der accumiliation einer großen Menge an Papierkram.
In Wirklichkeit nur ein kleiner Prozentsatz dieser Dokumente müssen auch in gedruckter Form beibehalten werden, damit ich auf der Suche nach der beste Weg, um die Daten zu digitalisieren ging. Die doppelten Vorteil dieses Ansatzes ist, dass es Speicheranforderungen minimiert, während die Auffindbarkeit erleichtert.
Das Folgende ist das System, das ich entwickelt habe;
ScanSnap S1500M
Hardware
Der erste Schritt ist natürlich, Scanner digitalisieren das Dokument ein, das erfordert den Einsatz von. Ich habe bereits einen Brother Multi-Funktions-Center, die Dokumente zu scannen können, aber es ist sehr langsam und nicht tut duplex. Nach der Untersuchung der verfügbaren Informationen über das Netz immer und immer wieder die Fujitsu ScanSnaps erwähnt wurden. Es würde scheinen die Konsens ist, dass diese Fanatiker sind die bevorzugten Geräte für das papierlose Büro. Ich setzte auf der ScanSnap S1500M wie mein bevorzugtes Gerät. Ich meine Quellen via Ebay aus den USA. Es war innerhalb von 2 Wochen geliefert und ich gerettet ungefähr $ 400 im Vergleich zu ortsüblichen Preisen.
Software
Abgesehen von den ScanSnap Manager Software, die ich nutzen Yep für Datei-Tagging und Anzeigen, Haze l für die Umbenennung von Dateien und Archivierung und ChronoSync für die Datei-Synchronisierung
Lagerung
Die Dokumente werden gespeichert Macbook in ein Verzeichnis auf meinem. Dies ist die Archivierung gesichert automatisch über Time Machine und in regelmäßigen Abständen auf einem externen Laufwerk für. Nach dem Erlernen der hardway Es lohnt sich, mehrere Dateien backaps Ihres wichtig. Ich habe auch sync eine Kopie jeder Datei auf meinem Mobile Me Account, bedeutet dies, dass ich am Zugang zu den Dokumenten, wo immer ich. Für den Zugriff auf die Dokumente über das iPhone benutze ich ezShare wie es app hat eine Suchfunktion (abgesehen von vielen weiteren Extras), die iDisk fehlt von Apples.
Prozess
Generell würde ich in Chargen-Scan. Organisiere ich meine Dokumente in 3 Pfähle - einzelne Seite, beidseitig Seiten und mehrseitige Dokumente. Dies macht den Prozess des Scannens schneller als ScanSnap Setup können die Seiten werden automatisch zu erstellen separate Dokumente, die nach x Anzahl der. Die ersten beiden Optionen erlauben Sie mir, ScanSnap scannen mehrere Dokumente in einem Stapel und wird automatisch zu trennen. I dont Regel perfrom OCR, aber ich habe additioanl ScanSnap Profilen verarbeitet diese Gelegenheiten. Die Dokumente werden als PDF-Datei gespeichert und an einen zentralen Ort. 
Ich habe dann eröffnen Yep, um die Dokumente und Tag. Ich wählte Yep teilweise auf der Grundlage ihrer Eigenschaften und Partei auf der Grundlage der Tatsache, dass es nicht speichern die Scans in einer Art von Anstand Datenbank. Yep 1.8 ist eine großartige Applikation, die rein für die Verwaltung von PDF-Dateien. Derzeit gibt es eine Version 2 in der Beta. Es ist komplexer Funktionalität und mal eine größere Palette von Dateitypen. Es hat derzeit eingeschaltet, um die Verwendung von OpenMeta Tagging-Format an Entwickler, die verwendet wird durch eine Reihe von. Es gibt Streit um die OpenMeta Format, und es wäre klug, nicht alleine verlassen sich auf sie für die Speicherung und den Abruf von Dokumenten. I-Tag jedes Dokument durch die Kategorie (Dokument, Zertifikat, Ebook oder manuell), Zweck (Auto, Lebensmittel, Strom, etc Garantie oder eine Person oder Investment-Namen) und Lieferanten (zB Amazon, Apple, Inc Acme etc). Ich will auch hinzufügen, ein Jahr und Monat, wenn sie zurückkehren wird Dokument, das ich erhalten in regelmäßigen Abständen, wie ein Kontoauszug oder Wenn ich will, spezifische ordnen es einen Zeitraum, dh 2008 UST.
Ich benutze den Tags, die ich Yep In zugewiesen wurden gegen die Dokumente an und benennen Sie die Datei die Dokumente automatisch mit Hazel. Ich benutze Hazel zugeteilt Benennen Sie jede Datei mit dem Datum und Uhrzeit (bis auf die Sekunde) das Dokument erstellt wurde und die Tags wurden, dass haben. Zum Beispiel ein Dokument erstellt am 2009.01.07 Kauf, dass im Zusammenhang mit einer Apple würde umbenannt werden;
- 20090701 bis 123.015-Receipt, Garantie, MacBook, Apple.pdf.
Mit der Umbenennung diese Weise kann ich OpenMeta Tags finden sie über Spotlight auch der kaputtgehen.
Hazel wird dann bewegen Sie die Dokumente, um eine endgültige Lagerort in Verzeichnissen Tag bezogen auf die Kategorie. Jedes Dokument, das haben nicht zu einem Dokument, Zertifikat, Ebook oder Manual-Tag wird standardmäßig gespeichert werden, in dem Einnahmen-Verzeichnis. Im Laufe der Zeit mehr kann ich Kategorien hinzufügen, aber diese gefällt mir gut für heute. Wenn die Anzahl der Dokumente in einem Ordner zu groß wird werde ich sie aufgeteilt in Geschäftsjahres Verzeichnisse.
Chronosync läuft dann einmal pro Tag und synchronisiert die Dateien auf die externe Festplatte und Mobile Me.
Abschluss
S o weit ich bin bis zu 500 + Dokumente und finde dieses System sehr. Die Zeit dieser Prozess dauert wahrscheinlich etwa das gleiche wie das alte manuelle Ablage, aber es ist viel schneller abrufen, anzeigen und leitet die Unterlagen nach Bedarf. Der zusätzliche Vorteil ist, dass ich schätze ich werde meine Anmeldung zu reduzieren aktuellen Bedürfnissen von 2 × 4 Schubladen, nur 1 oder 2 Schubladen insgesamt.
