Εδώ και πολύ καιρό έχω ψάξει για την απόλυτη αποτελεσματικότητα στην αρχειοθέτηση και την ανάκτηση των εγγράφων. Εκτός από το σύνολο των μέρα σε μέρα να τεκμηριώνουν την αποθήκευση των αναγκών της οικογένειας avarage έχω μια σειρά από φορολογικά σχετικών επενδύσεων που έχει ως αποτέλεσμα την accumiliation του μεγάλου ποσού των εγγράφων.
Στην πραγματικότητα μόνο ένα μικρό ποσοστό από αυτά τα έγγραφα πρέπει να διατηρούνται σε έντυπη μορφή έτσι πήγα αναζητούν τον καλύτερο τρόπο για την ψηφιοποίηση των στοιχείων. Το διπλό όφελος αυτής της προσέγγισης είναι ότι ελαχιστοποιεί την αποθήκευση ανάγκες και παράλληλα θα ανάκτηση πολύ πιο εύκολη.
Το παρακάτω είναι το σύστημα που έχω αναπτύξει?
ScanSnap S1500M
Hardware
Το πρώτο βήμα είναι βέβαια να ψηφιοποιήσει το έγγραφο το οποίο απαιτεί τη χρήση ενός σαρωτή. Έχω ήδη έναν αδελφό πολλαπλών λειτουργιών Παρατηρητηρίου, η οποία μπορεί να ανιχνεύσει τα έγγραφα, αλλά είναι πολύ αργή και δεν κάνει διπλής όψης. Μετά από έρευνα των διαθέσιμων πληροφοριών σχετικά με την καθαρή ξανά και ξανά η Fujitsu ScanSnaps αναφέρθηκαν. Φαίνεται η συναίνεση είναι ότι αυτές είναι οι προτιμώμενες συσκευές για την ηλεκτρονική φανατικούς γραφείο. Θα διευθετούνται με βάση το ScanSnap S1500M μαζί με τη συσκευή μου προτιμάται. Θα προέρχονται από ορυχείο μέσω Ebay από τις ΗΠΑ. Ήταν παραδοθούν μέσα σε 2 εβδομάδες και έχω αποθηκεύσει περίπου $ 400 σε σύγκριση με τις τοπικές τιμές.
Λογισμικό
Εκτός από το Διαχειριστή του λογισμικού ScanSnap έχω χρησιμοποιήσει Ναι για αυτό το αρχείο σήμανση και την προβολή, Haze l για αυτό το αρχείο μετονομασία και την αρχειοθέτηση και ChronoSync για αυτό το αρχείο συγχρονισμό
Αποθήκευση
Τα έγγραφα που αποθηκεύονται σε έναν κατάλογο στον Macbook μου. Αυτό υποστηρίζεται και αυτόματα μέσω του Time Machine και περιοδικά σε έναν εξωτερικό δίσκο για την αρχειοθέτηση. Μετά την εκμάθηση των Hardway Πληρώνει για να έχουν πολλαπλούς backaps των αρχείων σας σημαντική. Εγώ sync επίσης αντίγραφο του κάθε φακέλου στο κινητό μου Μου λογαριασμό, αυτό σημαίνει ότι μπορώ να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα όπου και αν είμαι. Για την πρόσβαση στα έγγραφα μέσω του iPhone να χρησιμοποιήσω ezShare καθώς έχει μια λειτουργία αναζήτησης (εκτός από πολλά άλλα extras) που λείπει από iDisk app της Apple.
Διεργασία
Σε γενικές γραμμές θα σαρώσει σε παρτίδες. Θα οργανώνει τα έγγραφά μου σε 3 σωρούς - μία σελίδα, διπλής σελίδες πλευρά και πολλών σελίδων εγγράφων. Αυτό καθιστά τη διαδικασία σάρωσης ταχύτερη ως ScanSnap μπορεί να είναι οργάνωση για να δημιουργήσει αυτόματα ξεχωριστά έγγραφα, μετά x αριθμό των σελίδων. Οι δύο πρώτες επιλογές μου επιτρέψετε να σαρώσετε πολλαπλά έγγραφα σε μία παρτίδα και ScanSnap θα τα αυτόματα ξεχωριστά. I dont συνήθως perfrom OCR αλλά έχω additioanl προφίλ ScanSnap να χειρίζεται αυτές τις περιπτώσεις. Τα έγγραφα που είναι παραγωγή ως αρχεία PDF και να αποθηκευτούν σε μια κεντρική τοποθεσία. 
Στη συνέχεια ανοίγουν Ναι, για να προβάλετε και να κολλήσουν τα έγγραφα. Επέλεξα Yep βασίζεται εν μέρει στο κόμμα της χαρακτηριστικά και με βάση το γεγονός ότι δεν αποθηκεύουν τις σαρώσεις σε κάποιο είδος της βάσης δεδομένων ευπρέπειας. Yep 1,8 είναι ένα μεγάλο app που είναι καθαρά για τη διαχείριση των αρχείων PDF. Επί του παρόντος, υπάρχει μια έκδοση 2 σε beta. Έχει πιο πολύπλοκο στη λειτουργία και τις απόψεις μεγαλύτερο φάσμα τύπων αρχείων. Έχει αλλάξει τη χρήση της τοποθέτησης πινακίδων μορφή OpenMeta που χρησιμοποιείται από πολλούς προγραμματιστές σήμερα. Υπάρχει διαμάχη γύρω από τη μορφή OpenMeta και θα ήταν φρόνιμο να μην εξαρτάται από αυτή και μόνον για την αποθήκευση και την ανάκτηση των εγγράφων σας. I tag κάθε έγγραφο από την κατηγορία (Έγγραφο, Πιστοποιητικό, Ebook ή Manual), σκοπός (αυτοκινήτου, Τρόφιμα, ηλεκτρικού ρεύματος, Εγγύηση κλπ ή πρόσωπο ή Επενδύσεων όνομα) και προμηθευτής (π.χ. Amazon, Apple, Acme Inc κλπ). Θα ήθελα επίσης να προσθέσω ένα έτος και τον μήνα αν είναι έγγραφο το οποίο θα λάβω περιοδικά, όπως το απόσπασμα τραπεζικού λογαριασμού ή Αν θέλω να το διαθέσει σε μια συγκεκριμένη περίοδο, δηλαδή έτος 2008 φορολογική δήλωση.
Θα χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες που έχω διατεθούν κατά τα έγγραφα Σε Ναι για να μετονομάσετε το αρχείο και τα έγγραφα αυτόματα με Hazel. Χρησιμοποιώ Hazel για να μετονομάσετε κάθε αρχείο με την ημερομηνία και την ώρα (στο δεύτερο), δημιουργήθηκε το έγγραφο και τις ετικέτες που έχουν κατανεμηθεί. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε για την 1/7/2009 που σχετίζεται με την αγορά της Apple θα μετονομαστεί σε?
- 20090701 έως 123.015-Παραλαβή, Εγγύηση, Macbook, Apple.pdf.
Με να μετονομάσει τον τρόπο αυτό μπορώ να τους βρείτε μέσω φώτα της δημοσιότητας ακόμη και των OpenMeta Ετικέτες λαμβάνουν κατεστραμμένο.
Φουντουκιά, θα προχωρήσουμε στη συνέχεια τα έγγραφα σε μια τελική θέση αποθήκευσης σε καταλόγους με βάση το tag κατηγορία. Κάθε έγγραφο που δεν έχει έγγραφο, πιστοποιητικό, Ebook ή εγχειρίδιο ετικέτα θα πρέπει να αποθηκεύονται στο προεπιλεγμένο Παραλαβές κατάλογο. Πάροδο του χρόνου μπορώ να προσθέσω περισσότερες κατηγορίες, αλλά αυτά τα ωραία μου ταιριάζει για τώρα. Εάν ο αριθμός των εγγράφων ενός φακέλου παίρνει πάρα πολύ μεγάλος, θα τους διαιρέσετε σε οικονομικό καταλόγους έτους.
Chronosync τρέχει συνέχεια, μία φορά την ημέρα και να συγχρονίζει τα αρχεία στον εξωτερικό δίσκο και Mobile Me.
Συμπέρασμα
S o τώρα είμαι μέχρι και 500 + έγγραφα και να βρούμε αυτό το σύστημα μεγάλη. Ο χρόνος που η διαδικασία αυτή διαρκεί περίπου είναι ίσως το ίδιο με το παλιό εγχειρίδιο συστήματος αρχειοθέτησης, αλλά είναι πολύ πιο γρήγορα για να ανακτήσει, να προβάλετε και να διαβιβάσει τα έγγραφα, όπως απαιτείται. Το πρόσθετο όφελος είναι ότι έχω εκτίμηση θα μειώσει την κατάθεση μου, στις σημερινές ανάγκες από 2 × 4 συρτάρι γραφεία σε μόνο 1 ή 2 συρτάρια συνολικά.
