Per lungo tempo ho cercato per la massima efficienza in materia di deposito e recupero dei documenti. A parte tutto il giorno per giorno per documentare le esigenze di storage della famiglia avarage ho una serie di imposta investimenti, il che porta nel accumiliation di una grande quantità di scartoffie.
In realtà solo una piccola percentuale di questi documenti devono essere mantenuti in forma cartacea così sono andato alla ricerca del modo migliore per digitalizzare i dati. Il vantaggio di questo duplice approccio è che riduce al minimo le esigenze di storage rendendo molto più facile reperimento.
Il seguente è il sistema che ho sviluppato;

ScanSnap S1500M
Hardware
Il primo passo è ovviamente quello di digitalizzare il documento che richiede l'uso di uno scanner. Ho già un Brother Multi Function Centre che possono acquisire i documenti, ma è molto lenta e non fa fronte / retro. Dopo aver studiato le informazioni disponibili sul tempo di rete e più volte il ScanSnaps Fujitsu sono stati menzionati. Sembrerebbe il consenso è che questi sono i dispositivi preferito per i fanatici ufficio senza carta. Ho risolto il ScanSnap S1500M come il mio dispositivo preferito. Ho acquistato il mio tramite Ebay dagli Stati Uniti. E 'stato consegnato entro 2 settimane e ho risparmiato circa 400 dollari rispetto ai prezzi locali.
Software
Oltre al software ScanSnap Manager che uso Yep per la codifica e la visualizzazione di file, Haze l per rinominare file e l'archiviazione e ChronoSync per la sincronizzazione di file
Immagazzinamento
I documenti sono memorizzati in una directory sul mio Macbook. Questo è il backup automatico Time Machine via e periodicamente su un'unità esterna per l'archiviazione. Dopo aver appreso la hardway Si paga per avere backaps multiple di file importanti. Ho anche sincronizzare una copia di ogni file nel mio account Mobile Me, questo significa che posso accedere ai documenti ovunque mi trovi. Per l'accesso ai documenti tramite l'iPhone io uso ezShare in quanto ha una funzione di ricerca (oltre a tanti altri extra), che manca da iDisk app di Apple.
Processo
Generalmente la scansione in batch. Organizzo i miei documenti in 3 pali - singola pagina, pagine doppio lato e documenti di più pagine. Questo rende il processo di scansione più veloce come ScanSnap può essere configurato per creare automaticamente documenti separati dopo x numero di pagine. Le prime due opzioni mi consenta di eseguire la scansione di più documenti in un unico lotto e ScanSnap automaticamente li separano. I dont solito OCR perfrom ma ho additioanl profili ScanSnap di maniglie queste occasioni. I documenti sono in formato PDF di uscita e salvato in una posizione centrale. 
Ho poi aprire Yep per visualizzare e tag dei documenti. Ho scelto Yep in parte sulla base delle sue caratteristiche e di partito sulla base del fatto che non memorizza le scansioni in una sorta di database di decenza. Yep 1.8 è un'applicazione grande che è puramente per la gestione dei file PDF. Attualmente non esiste una versione 2 in beta. E 'più complesso di funzionalità e punti di vista una più ampia gamma di tipi di file. Si è acceso per l'utilizzo del formato Tagging OpenMeta che viene utilizzato da un certo numero di sviluppatori al momento. Esiste controversia sul formato OpenMeta e sarebbe prudente fare affidamento su di essa non solo per la conservazione e il recupero dei documenti. I tag di ogni documento in base alla categoria (documento, certificato, Ebook o manuale), l'oggetto (auto, cibo, elettricità, ecc Garanzia o di una persona o un nome per gli investimenti) e fornitore (ad esempio Amazon, Apple, ecc Acme Inc). Vorrei anche aggiungere un anno e il mese se si tratta di documento che riceverà periodicamente, ad esempio un estratto conto o Se voglio assegnare ad un determinato periodo, ossia il 2008 dichiarazione dei redditi.
Io utilizzare i tag che mi hanno assegnato contro i documenti in Yep per rinominare il file e documenti automaticamente con Hazel. Io uso Hazel per rinominare ogni file con la data e l'ora (fino al secondo) il documento è stato creato e le tag che sono state assegnate. Per esempio, un documento creato al momento dell'acquisto 2009/01/07 quelle relative ad Apple uno sarebbe rinominata;
- 20090701-123.015-Ricevimento, Garanzia, Macbook, Apple.pdf.
Rinominando in questo modo posso trovarli tramite riflettori anche dei tag OpenMeta arrivare danneggiato.
Hazel si sposterà poi i documenti in una posizione di stoccaggio definitivo in directory in base al tag di categoria. Qualsiasi documento che non ha un documento, certificato, Ebook o tag Manuale verranno memorizzati nella directory predefinita Receipts. Nel corso del tempo posso aggiungere altre categorie ma queste il caso mio, per ora. Se il numero di documenti in una cartella diventa troppo grande io li suddivisi in directory esercizio.
Chronosync quindi esegue una volta al giorno e sincronizza i file sul disco esterno e Mobile Me.
Conclusione
o S sono di gran lunga fino a 500 + i documenti e trovare questo grande sistema. Il tempo di questo processo si è probabilmente circa lo stesso del manuale vecchio sistema di archiviazione, ma è molto più veloce per recuperare, visualizzare e trasmettere i documenti come richiesto. L'ulteriore vantaggio è che io ho stima ridurrà i miei attuali esigenze di archiviazione da × 4 Cassettiere 2-1 o 2 cassetti solo in totale.