Voor een lange tijd heb ik gezocht naar de ultieme efficiëntie in het depot en opvragen van documenten. Afgezien van alle dag tot dag aan opslag behoeften van de familie document Gemiddeld is heb ik een aantal fiscale gerelateerde investeringen die resultaten in de accumiliation van een grote hoeveelheid papierwerk.
In werkelijkheid slechts een klein percentage van deze documenten moeten worden gehandhaafd in papieren vorm, dus ik ging op zoek naar de beste manier om de gegevens te digitaliseren. Het dubbele voordeel van deze aanpak is dat de behoefte aan opslagruimte tot een minimum beperkt terwijl het veel makkelijker terugvinden.
De volgende is het systeem dat ik heb ontwikkeld;
ScanSnap S1500M
Hardware
De eerste stap is natuurlijk om het digitaliseren van het document dat de scanner vereist het gebruik van een. Ik heb al een Brother Multi Function Centre, dat kan documenten scannen, maar het is erg traag en niet duplex doen. Na onderzoek van de beschikbare informatie op het net keer op keer De Fujitsu ScanSnaps werden genoemd. Het lijkt de consensus is dat deze apparaten de voorkeur voor het papierloze kantoor fanatici. Ik afgerekend op de ScanSnap S1500M als mijn voorkeur apparaat. Ik heb de mijne via eBay afkomstig uit de VS. Het werd geleverd binnen de 2 weken en ik gered ongeveer $ 400 in vergelijking met de lokale prijzen.
Software
Afgezien van de ScanSnap Manager software die ik gebruik Yep voor bestands-tagging en bekijken, Haze l voor hernoemen van bestanden en deponering en ChronoSync voor bestand synchroniseren
Opslagruimte
De documenten zijn opgeslagen in een map op mijn Macbook. Dit is een back-up automatisch via Time Machine en op gezette tijden op een externe schijf voor het archiveren. Na het leren van de hardway Het loont om meerdere backaps van uw belangrijke bestanden. Ik heb ook sync een kopie van elk bestand op mijn Mobile Me-account, dit betekent dat ik kan toegang krijgen tot de documenten waar ik ook ben. Voor toegang tot de documenten via de iPhone gebruik ik ezShare als het app heeft een zoekfunctie (afgezien van de vele andere extra's) die ontbreekt van Apple's iDisk.
Procede
Meestal scan ik in batches. Organiseer ik mijn documenten in 3 stapels - enkele pagina, dubbelzijdige pagina's en documenten van meerdere pagina. Dit maakt het proces van scannen sneller als ScanSnap pagina's kunnen worden ingesteld om afzonderlijke documenten automatisch na x aantal. De eerste twee opties staat u mij toe ScanSnap scan meerdere documenten in een batch en wordt automatisch ze te scheiden. I dont meestal perfrom OCR, maar ik heb wel additioanl ScanSnap profielen aan handgrepen deze gelegenheden. De documenten zijn output als PDF-bestanden en opgeslagen op een centrale locatie. 
Ik open dan tot Yep te bekijken en documenten van de tag. Ik koos Yep deels gebaseerd op haar kenmerken en partij op basis van het feit dat het niet opslaan van de scans in een soort database van fatsoen. Yep 1.8 is een geweldige applicatie die puur voor het beheer van PDF-bestanden. Momenteel is er een versie 2 in de testfase. Het heeft meer complex in functionaliteit en uitzicht op een groter bereik van de bestandstypen. Het is overgestapt op het gebruik van OpenMeta Tagging formaat dat wordt gebruikt door een aantal ontwikkelaars op dit moment. Er is controverse rond de OpenMeta formaat en het zou verstandig zijn om niet alleen op vertrouwen voor de opslag en het terugvinden van uw documenten. Ik tag elk document door de categorie (Document, certificaat, Ebook of handmatig), doel (Auto, Voedsel, Elektriciteit, garantie, enz. of een persoon of Investment naam) en leverancier (bv. Amazon, Apple, Acme Inc etc). Ik zal hier ook een jaar en maand indien het document dat ik ontvangen op gezette tijden, zoals een bankafschrift of Als ik wil haar toe te kennen aan een specifieke periode, dwz tot eind 2008 aangifte.
Ik gebruik de tags die ik heb toegewezen tegen de documenten te hernoemen Yep In de Hazelaar en de documenten automatisch met het bestand. Ik gebruik Hazel toegewezen aan elk bestand hernoemen met de datum en tijd (tot op de seconde) het document is gemaakt en de tags die zijn. Bijvoorbeeld een document dat op 1/7/2009 dat in verband met een Apple te kopen zou omgedoopt worden;
- 20090701 tot 123.015-ontvangst, garantie, Macbook, Apple.pdf.
Door het hernoemen van deze manier kan ik ze vinden via Spotlight, zelfs van de OpenMeta Tags beschadigd zijn geraakt.
Hazel gaat dan verder de documenten naar een definitieve opslaglocatie in mappen op basis van de categorie-tag. Elk document dat niet een document heeft, certificaat, Ebook of Handmatig tag worden opgeslagen in de standaard map Receipts. Na verloop van tijd kan ik meer categorieën toe te voegen, maar deze bevalt me prima voor nu. Indien het aantal documenten in een map te groot wordt zal ik ze opgedeeld in boekjaar directories.
Chronosync loopt dan een keer per dag en synchroniseert de bestanden naar de externe schijf en Mobile Me.
Conclusie
S o ver ik ben tot 500 + documenten en vind dit systeem groot. De tijd is dit proces duurt waarschijnlijk ongeveer hetzelfde als de oude handmatige bestand, maar het is veel sneller te halen, te bekijken en zenden de documenten, zoals vereist. Het bijkomend voordeel is dat ik schat Ik zal mijn huidige depot te verminderen behoeften van 2 × 4 ladekastjes slechts 1 of 2 lades in totaal.
