在很長一段時間我一直在尋找的最終效率的文件存檔和檢索。 除了所有的日常文件存儲需要的avarage家庭我有一個號碼與稅務有關的投資,結果在accumiliation一個大量的文書工作。
在現實中只有一小部分,這些文件必須保存在文件的形式,所以我去尋找最好的方法數字化數據。 在這種方法的雙重好處是,它最大限度地減少存儲需求,同時使檢索更加容易。
以下是我的系統已經開發;

的ScanSnap S1500M
硬件
第一步,當然是數字化文件,需要使用掃描儀。 我已經有一個兄弟多功能中心,該中心可以掃描文件,但它是非常緩慢和不執行全雙工。 現有的資料進行研究後在網絡上的時間和一次又一次提到了富士通ScanSnaps。 它的共識似乎是,這些是他們的首選設備的無紙化辦公的狂熱分子。 我移居的ScanSnap S1500M作為我的首選設備。 我礦源通過eBay來自美國。 它是在2個星期內,我節省了約400元,比當地價格。
軟件
除了我的ScanSnap Manager軟件的使用是的檔案標籤和查看, 煙霧升的文件重命名和歸檔和ChronoSync的文件同步
存儲
該文件存儲在一個目錄在我的MacBook。 這是通過自動備份時間機器,並定期歸檔的外部驅動器。 經過學習哈德韋它有多個backaps支付給您的重要文件。 我也同步複製的每個文件到我的手機我的帳戶,這意味著我可以訪問所有的文件我。 訪問的文件通過iPhone我用ezShare ,因為它有一個搜索功能(除了許多其他演員),是缺少從蘋果公司的iDisk應用。
進程
一般來說,我分批掃描。 我組織我的文件分為三樁-單頁,雙面頁和多頁文件。 這使得更快的過程作為的ScanSnap掃描可以設置自動創建單獨的文件在x頁數。 前兩個選項允許我來掃描多個文檔在一個批處理以及ScanSnap會自動分開。 我不經常perfrom光學字符識別,但我有additioanl的ScanSnap配置文件來處理這些場合。的文件輸出為PDF格式並保存到一個中心位置。 
然後我打開沒錯查看和標記文件。 我選擇是的部分是基於其功能與黨基於這樣的事實,它不掃描存儲在某種適當的數據庫。 是的1.8是一個偉大的應用程序,純粹是管理的PDF文件。 目前有第2版的測試版。 它具有更複雜的功能和更大範圍的意見的文件類型。 它切換到使用OpenMeta標記格式,使用一個數字,目前的開發。 有任何爭議OpenMeta格式和審慎的做法不單單依靠它的存儲和檢索你的文件。 我標記每個文件的類別(文件,證書,電子書或手動),目的(汽車,食品,電力,保修等或一人或投資名稱)和供應商(例如:亞馬遜,蘋果,阿克米公司等)。 我會還添加了一年一個月,如果它是文件,我將定期收到,如銀行存款證明或如果我想分配給一個特定的時期,即2008年報稅表。
我利用我的標記分配的文件,對沒錯重命名和文件的文件自動與黑。 我用黑重命名每個文件的日期和時間(下降到第二個)該文件的創建和標籤已被分配。 例如,一個文檔中創建於2009年1月7日,有關蘋果將改名為購買;
- 20090701 - 123015 -收據,保修的Macbook,Apple.pdf。
通過重命名這個方法可以讓我找到他們甚至通過聚光燈的OpenMeta標籤得到損壞。
黑澤爾將然後將文件儲存位置,最後根據目錄的類別標記。 任何文件,沒有文件,證書,電子書或手動標記將存儲在默認的收益目錄。 隨著時間的推移我可以添加更多的類別,但這些適合我現在罰款。 如果數字的文件,文件夾變得太大,我將它們分割成財政年度目錄。
Chronosync然後每天運行一次同步文件到外部驅動器和移動我。
結論
評薇拉凱瑟據我到500 +文件,找到這個制度的偉大。 這個過程需要的時間大概是一樣的舊手冊備案制度,但它得到更快的檢索,瀏覽和文件,提出了要求。 額外的好處是,我估計我會減少我的申請需要由目前的2 × 4只抽屜櫃抽屜中的1或2個。